Как настроить удаленную команду. Рекомендации ManGO! Games по созданию экосистемы, выбору сервисов и форматов

В материале:

• Удаленное взаимодействие
  • Команда и home office
  • Экосистема цифрового обучения
• В чем проводить групповые обсуждения
  • Внутрикорпоративные решения для видеоконференций
  • Сервисы видеоконференций для распределенной команды
• Форматы дистанционного взаимодействия
• Что нужно знать об управлении виртуальной командой

Почему стоит прислушаться к советам ManGO! Games? ManGO! Games – это инновационная компания в области корпоративного обучения, основные услуги которой – проведение деловых игр, интерактивных тренингов и фасилитаций для развития лидеров, команд и организаций. ManGO! Games работает равно эффективно в онлайн и офлайн форматах.

Часть наших проектов была онлайн или с использованием онлайн-технологий. Мы, как и многие, считаем, что нет ничего лучше живого общения и взаимодействия офлайн, и все же есть у ManGO! Games кейсы, которые стали яркими и незабываемыми именно благодаря цифровому формату. Один из примеров – переговорный чемпионат в онлайн-формате для компании с разбросанной по всей стране сетью филиалов стал настоящим событием, накал эмоций которого чувствуется даже в видеоролике. Еще пример – нетворкинг с телемостом на торжественном мероприятии «PRO Катализ Форум», где фасилитация проводилась на глазах у множества международных гостей, как присутствующих непосредственно на мероприятии, так и подключающихся онлайн.

В зависимости от задачи мы проводим свои мероприятия как офлайн, так и онлайн, причем делая упор на нашей главной особенности – геймификации, которая в онлайне не менее актуальна. Digital – горячо нами любимое и развиваемое направление, поэтому нам есть что сказать об этом, к тому же мы знаем, как оценивать и измерять результаты, активности и прогресс.

Удаленное взаимодействие

Удаленное взаимодействие с сотрудниками необходимо организовать в случае, если у компании распределенная или частично распределенная команда, если некоторые сотрудники работают удаленно, а также в целях обучения, развития и организации рабочих обсуждений.

Бывает, что все сотрудники работают в офисе, все обсуждения проводятся при живых встречах, но сама компания имеет разветвленную сеть филиалов, поэтому объединяет коллег дистанционно для обучения, корпоративных мероприятий или важных обсуждений.

Большинство компаний имеют опыт дистанционного взаимодействия именно в связи со своей системой обучения, включающей дистанционный формат. Однако существующий опыт не полностью покрыл все потребности, которые обнаружились при удаленном режиме работы. Попытаемся заполнить возникшие пробелы.

Команда и home office

Прежде всего каждому удаленному сотруднику должно быть удобно. С чего вы начинаете, когда в офисе появляется новый сотрудник? Обычно с организации его рабочего места. Так же и с настройкой удаленного взаимодействия. Сделайте все возможное, чтобы home office каждого сотрудника максимально способствовал вовлеченности, позитиву и рабочему настрою.

Несколько секретов удачной организации домашнего офиса:

• Позаботьтесь о хорошем освещении и уделите этому достаточно внимания. Это повысит трудоспособность и избавит от частой усталости.
• По возможности организуйте рабочее место недалеко от окна. Отсутствие естественного света приводит к усталости, а работа у окна повышает уровень счастья.
• Убедитесь, что стол и кресло достаточно удобны, в противном случае работа будет быстро приводить к изнуренности и падению эффективности. Работу на диване, в кресле, в кровати не стоит рассматривать – быстро устанете. Лучше обзавестись «креслом для чтения» и располагать местом, где вы сможете просто почитать или посмотреть фильм в перерывах между работой или во время отдыха. Строгое разделение на работу и отдых организует и повысит результативность. Дома очень легко заработаться, но это опасно.
• Обзаведитесь домашними растениями – они снижают уровень стресса и дарят кислород.
• Уберите все, что способно отвлекать вас, и убедитесь, что все необходимое под рукой.
• Одевайтесь для работы из дома как на работу: так вы лучше концентрируетесь на рабочих вопросах, к тому же внешний вид важен, если вы участвуете в видеоконференциях
• Используйте todo-листы (Pomotodo и альтернативы) и контролируйте свое время.

Взаимодействие при удаленной работе в разы усложняется и замедляется, особенно, если сотрудники не работают, как единая команда. Об отличии командной работы от обычного взаимодействия мы уже писали, остановимся только на самом главном:

• Команда работает для достижения общей цели, наличие которой значительно упрощает дистанционную работу.
• В команде строго распределены роли и обязанности.
• Команда вырабатывает единые правила, с которыми согласны все.

Чтобы настроить дистанционную коммуникацию необходимо:

• Научиться планировать и ставить задачи в режиме онлайн.
• Разобраться, как вовлекать сотрудников дистанционно.
• Выбрать вариант контроля удаленных сотрудников, используя современные технологии.
• Овладеть навыками создания виртуальной команды.
• Научиться мотивировать удаленных сотрудников.
• Грамотно подбирать и оформлять удаленных сотрудников.

Все перечисленные навыки можно приобрести на тренингах, которые ManGO! Games проводит онлайн для руководителей, сотрудников и HR-специалистов.

Много ценного можно почерпнуть на бесплатных онлайн-встречах ManGO! Games и в нашем блоге.

Кстати, вот один из секретов уделанного взаимодействия. Мало кто учитывает, что для здоровой психологической атмосферы при работе в режиме удаленной команды крайне важно общение один на один. В офисе такая возможность есть всегда, короткий разговор наедине может произойти и часто происходит мимоходом. Работая же удаленно, для получения обратной связи необходимо приложить силы и выделить время. Созвоны один на один необходимо планировать и регулярно проводить. Будьте готовы к тому, что поначалу они будут занимать очень много времени, а после целого часа разговоров будет оставаться желание поговорить еще. Но при регулярном проведении они не будут занимать столько времени, руководитель всегда будет в курсе того, чем живет сотрудник, а у сотрудника будет достаточно мотивации и бодрости для работы.

Начиная работать удаленно, сформулируйте цель, распределите роли и обязанности, выработайте правила. Синергия команды способна вывести на удивительные результаты, которых невозможно достичь при работе по отдельности.

Создание команды, выработка правил взаимодействия, ценностей и ритуалов – важная составляющая развития коллектива, которую скорей всего придется корректировать, переходя на дистанционное взаимодействие.

Для обсуждения целей и правил подойдет использование экосистемы дистанционного взаимодействия и цифрового обучения, если она у компании есть. Разберемся, что входит в эту систему и как ее создать.

Экосистема цифрового обучения

Когда говорят о развитии сотрудников в онлайн-формате, на ум прежде всего приходят вебинары. Но это только один из вариантов организации онлайн-взаимодействия с группой. Для полноценного онлайн-обучения нужна система, объединяющая несколько сервисов, каждый из которых выполняет свою роль и используется для того или иного формата взаимодействия. Все они связаны между собой и дополняют друг друга. Центральной фигурой экосистемы является тренер, администратор или куратор курсов.

В экосистему цифрового обучения обычно входят:

• Платформи для группового обсуждения в режиме реального времени. Сервисы: Zoom, Skype for Business, MS Teams, Slack, Jabber, Webex.
• Системы дистанционного обучения (СДО). Сервисы: Геткурс, Ispring, Teachbase.
• Чаты. Сервисы: WhatsApp, Telegram, Skype, Viber, Facebook Messenger.
• Почтовые сервисы.
• Команды курсов: тренер, администратор, куратор.

Основные форматы цифрового обучения:

• Виртуальные классы.
• Цифровые тренинги.
• Бизнес-игры онлайн.
• Цифровые чемпионаты.
• Корпоративные онлайн-марафоны.
• Цифровые конференции.
• Коучинг-сессии.
• Мастер-майнд группы.

«Экосистема» – это своего рода метафора, обозначающая систему обучения, которая приспосабливается к требованиям и результатам, растет и развивается, совершенствуется, дополняется, «самонастраивается» под потребности команды. Обучение уже давно не воспринимается как отдельный инструмент. Это среда со своими средствами и окружением.

Разберемся, какие средства и приемы и для каких целей помогают создавать и эффективно использовать экосистему обучения.

Невозможно предложить готовую экосистему всем компаниям, работающим с распределенными командами, потому что экосистема обучения – это:

• Люди.
• Технологии.
• Контент.
• Процессы.

Каждая компания индивидуальна, единого рецепта нет. Многие компании протестировали на себе одинаковый перечень технических решений, но каждая остановилась на своем варианте. Что лучше, WhatsApp или Telegram, Skype или Zoom, цифровые тренинги или онлайн-марафоны – ответить невозможно, не уточнив массу нюансов.

В чем проводить групповые обсуждения

Для групповых обсуждений используют мессенджеры, сервисы для аудио и видеоконференций, а также сервисы, совмещающие все эти возможности.

Видеоконференции крайне важны для ощущения общности команды, поэтому перечислим сначала самые распространенные сервисы, позволяющие видеосвязь.

Это Zoom, MS Teams, Skype for Business, Slack, Jabber, Webex. Все они позволяют проведение видеоконференций, но предназначение их разное. Чтобы определиться, из чего выбирать, нужно определиться с потребностями.

Внутрикорпоративные решения

Если важна защита данных, сервис для использования исключительно в рамках внутрикорпоративных задач в качестве корпоративного мессенджера с возможностями аудио и видеосвязи – нужно выбирать между MS Teams и Slack. Это сервисы, которые могут претендовать на «сервисы только для работы» – сотрудники не будут путать их с личной перепиской, что очень важно для многих компаний. При этом в рамках единой площадки для всех рабочих вопросов группы сотрудников смогут воспользоваться и возможностями групповых аудио и видеозвонков. 

Если вопрос групповой переписки в вашей компании уже давно решен, а вы ищете качественный сервис для видеоконференций внутри компании – скорей всего вам подойдет Skype for Business – решение именно для корпоративных видеоконференций.

Эксперты по технической организации коммуникаций в компаниях подсказывают, что MS Teams и Skype for Business – это продукты Microsoft, которые позиционируются по-разному. Skype for Business создан прежде всего для видеоконференций, а попутно обладает другими возможностями (не путать со Skype, Skype for Business это не расширенные возможности Skype, а совершенно другой функционал). MS Teams – единая платформа для всех корпоративных коммуникаций, основная задача которой – текстовая переписка, а видеоконференции – попутная функция, одна из множества других. Однако Microsoft имеет многолетний опыт разработки инструментов для видеоконференций и снабдил MS Teams довольно солидными возможностями.

Стоит также учесть, что по официальным данным, поддержка Skype для бизнеса Online прекратится 31 июля 2021-го, а серверная версия действует до 2024 года, поэтому вряд ли стоит привыкать к этому сервису тем, кто раньше не пользовался. Целесообразнее знакомиться с MS Teams – именно он получит все возможности Skype for Business. Ms teams имеет множество возможностей, включая и функции видеоконференций.

Microsoft Teams – это мощный профессиональный продукт для видеоконференций, который позволяет проводить качественные видеовстречи, презентации, важные обсуждения с участием большого количества участников, высоким качеством видео, встроенным в систему функционалом записывания видеоконференции.

Microsoft Teams – более молодой конкурент популярного решения Slack, активно развивающегося, причем не только в корпоративной среде крупных компаний, но и в небольших командах, в малом и среднем бизнесе.

Попытаемся сравнить эти два сервиса. Как и Slack, Microsoft Teams позиционирует себя как единая корпоративная платформа, объединяющая в себе все канали коммуникации. Здесь все – чат, встречи, задачи, заметки, вложения.

Slack позволяет интеграцию с разными программами и сервисами, обеспечивает непрерывное общение и взаимодействие, имеет массу настроек, позволяющих сделать жизнь каждого сотрудника более удобной – принимать все сообщения на одной площадке и ничего не упустить. Для многих руководителей Slack – важная часть корпоративной жизни, даже если компания не работает с удаленными сотрудниками.

В Slack удобно проводить интерактивные конференц-звонки и совместно решать самые разные вопросы. Пользователи могут показывать экран, рисовать поверх полученного экрана, редактировать свои рисунки. Каждый видит, кто именно работает с экраном.

Однако видеоконференции – не самая сильная сторона этого инструмента, поэтому его часто используют в связке с Zoom – интеграция предусмотрена. С недавнего времени Slack также позволяет звонить в Microsoft Teams и в Jabber.

При одинаковом позиционировании Slack более сильный в интеграции и более удобный для технических специалистов, а Microsoft Teams более мощный в видеосвязи. За счет простой настройки встроенных ботов, Slack необычайно гибкий и легкий. Зато видеосвязь часто легче интегрировать в Slack, чем использовать существующую, особенно если группы большие (Slack позволяет видеоконференции только до 15 участников). Microsoft Teams выдерживает до 250 участников и имеет большое количество возможностей видеосвязи.

Как подсказал эксперт в области Unified Communications, эти два сервиса попадают в компании по-разному. Slack продвигает себя по модели bottom-up: к нему сначала привыкают в бесплатной версии, после чего сервис начинает расти внутри компании. Особенно приживается Slack в IT-компаниях. Кстати, Slack изначально разрабатывался как инструмент для программистов.

Microsoft Teams же использует модель top-down. Microsoft активно использует дистрибуционный канал: Office 365 от Microsoft используют более 100 миллионов пользователей в мире. Microsoft выстраивает отношения с CEO и руководителями IT-департаментов крупных и средних компаний, которые с помощью специального софта предустанавливают новые сервисы на компьютеры своих сотрудников (для многих компаний это важный нюанс). Благодаря всему этому Microsoft Teams показал феноменальный рост за прошлые два года.

Делаем выводы: если ваш основной формат – видеовстречи, вас много, а качество видеосвязи играет важную роль – выбирайте Skype for Business или Microsoft Teams. Если хотите получить общую площадку, которая объединяет все каналы общения – выбирайте Slack, если качество видеоконференции важно – совмещайте Slack и Zoom. Если выбираете сервис для внутрикорпоративной видеосвязи на далекую перспективу – выбирайте Microsoft Teams. Все эти сервисы – Skype for Business, Microsoft Teams и Slack –  платные и выгодные в основном для корпоративного использования.

Slack отлично подойдет для стартапов и небольших компаний или для небольших команд внутри крупных корпораций. Teams рассчитан на средние и большие компании, где принято проводить масштабные видеоконференции высокого уровня с большим количеством участников. В крупных компаниях отлично уживаются и Slack, и Teams, которые используются для разных задач.

Сервисы видеоконференций для распределенной команды

Если ваша команда географически разбросана по всему миру, если к обсуждению и видеоконференциям могут и должны присоединяться люди извне, выбирают сервисы, предназначенные для внешнего использования. Среди них тоже есть ориентированные на видеоконференции и ориентированные на письменные коммуникации.

Среди сервисов для конференций – Zoom, Webex, Jabber Cisco. При этом, Zoom и Webex, как и Skype for Business, предполагают общение только в рамках запланированной сессии и не предусматривает мгновенных сообщений и постоянного взаимодействия. Zoom – самый популярный сервис для запланированных видеоконференций с возможностью приглашать людей извне. Мы в ManGO! Games с удовольствием используем его, в частности, ценим возможность обсуждения различных вопросов в отдельных комнатах.

К примеру, функцию распределения участников по комнатам мы использовали в нашей интерактивной онлайн-встрече в формате мастер-майнд в Zoom. Идеи, материалы выступлений и открытия групповых обсуждений мы используем для вас в этом материале.

Однако, если компания выбирает для видеоконференций Zoom, то она должна также определиться с платформой для группового чата. В Zoom отсутствует инстант-месседжинг – возможность обратиться к участнику в любой момент.

В качестве группового чата в таких случаях используются популярные мессенджеры – Skype, WhatsApp, Telegram. В частности, Telegram ценят за удобство групповых чатов, возможность анонимного общения и высокое качество связи.

Форматы дистанционного взаимодействия

Для поиска решений и проведения мозговых штурмов используют формат мастер-майнд. Это формат для креативных обсуждений и для совместного решения проблем.

Как это происходит? Люди собираются вокруг проблемы. Своим опытом сначала делятся те, кто решал подобную проблему, потом те, кто видел, как решали другие, и наконец те, кому еще не приходилось решать подобное, но есть идеи. Формат емкий, эффективный и модерируемый. Советуем использовать его в своей практике и совершенствоваться в нем, поскольку этот формат дает опыт и навыки помогать друг другу – решать проблему вместе с коллегами.

Лекции, выступления, отчеты широко распространены в дистанционном взаимодействии, но к выходу на виртуальную сцену нужно готовиться – здесь все немного не так, как в жизни.

Что рекомендуют эксперты:

• Не опираться на офлайн-опыт и серьезно готовиться к онлайн-выступлениям.
• Не рассчитывать на харизму, которая спасает в офлайне.
• Работать с голосом (учитесь не убаюкивать и не раздражать аудиторию).
• Серьезно подходить к контенту презентации.
• Подготовить дополнительные полезные материалы для участников.
• Тренироваться, много тренироваться.

Активно при дистанционном взаимодействии используются вебинары, онлайн тренинги, симуляции. Задавайте вопросы в форме под статьей, следите на блогом и рассылками, мы готовим обзор форматов дистанционного взаимодействия с командой.  

Получить навыки по управлению удаленной командой, научить команду работать дистанционно можно, заказав цифровое обучение в ManGO! Games.

Что нужно знать об управлении виртуальной командой

Управление удаленной командой требует всестороннего совершенствования, но поделимся некоторыми хитростями, которые помогают:

• Поддерживайте постоянную связь с командой, установив приемлемую периодичность.
• Серьезно отнеситесь к выбору технических решений.
• Ответственно подбирайте и готовьте контент.
• Организуйте онлайн-взаимодействие, например, используя платформы Trello, Miro.

Тренд сегодняшнего дня – использование виртуальной доски. Следите за нашим блогом, мы готовим обзор виртуальных досок и досок для фасилитации. Подписывайтесь на нашу рассылку и задавайте возникающие вопросы в форме под статьей.