Совместная работа: как организовать и как научить сотрудников работать совместно

Вы все еще нанимаете сотрудников, ориентируясь на их опыт работы и хард скиллы? Если вы хотите получить команду и командный результат, важно учитывать, что люди будут работать совместно, а не поодиночке, они должны понимать, что такое совместная работа, быть к ней готовыми, желательно иметь опыт совместной работы и соответствующие навыки.

Если навыков совместной работы над проектами и задачами нет, их нужно будет развить, а также нужно будет сплотить команду и мотивировать членов команды на достижение общей цели.

В статье:
Совместная работа – это навыки + технологии
Команда – это не только совместно работать
Популярные сервисы совместной работы
Правила командного взаимодействия для участников проекта

Среди навыков совместной работы есть коммуникативные, а есть связанные с использованием тех или иных инструментов, сервисов, программ для совместной работы. Удобные решения из сферы информационных технологий помогают бизнесу настроить процесс взаимодействия в команде, и отказываться от них – значит, отстать от конкурентов лет на 30. Поскольку таких программ и сервисов для совместной работы становится все больше – грамотный их выбор тоже является конкурентным преимуществом и одним из факторов успеха компании. Разберемся в том, как организовать совместную работу, чтобы команда была максимально эффективной.

Мы помним, что команда – это не просто группа людей, работающих вместе. Мы не раз в статьях нашего блога писали о том, что такое команда и чем команда отличается от группы, что такое командность и как создать команду, не допустив серьезных ошибок. Если вкратце, то команда – это когда:

• Есть общая цель и мотивация по ее достижению.
• У каждого своя роль, работа не дублируется, с трудностями никто не справляется сам – помогают другие в рамках своих компетенций и ролей.
• Есть общие правила, принципы, ценности, каждый их знает и поддерживает.
• Все знают, что происходит, кто за что отвечает, у кого какие задачи, каков общий прогресс.
• Все вместе периодически сверяются, планируют, подводят итоги.

Все это требует от участников умения взаимодействовать, слышать друг друга, уважать ценности команды и каждого члена команды, а также взаимоподдержки, навыка давать и принимать обратную связь, а кроме всего этого – часто нужна инфраструктура, где бы велась коммуникация, хранились данные, обновлялись статусы и добавлялись задачи. Нужен некий единый интерфейс, общее для всех пространство, где бы аккумулировались все данные по работе команды и всем ее процессам, или несколько инструментов с нужными функциями, объединенными в некую систему. Главная задача таких решений и систем – помочь команде взаимодействовать, работая вместе.

Системы совместной работы расширяют возможности и помогают создавать и развивать команду, повышать ее эффективность, но не являются обязательным или единственным условием создания команды.

Компании по-разному решают вопрос взаимодействия команды. Создают в корпоративном мессенджере карточки сотрудников, где описано, чем сотрудник занимается, за что отвечает, по каким вопросам к нему можно обращаться. Внедрение даже такого информирования сокращает массу времени и других ресурсов. Возможность легко и прямо обратиться к тому, кто может дать совет или информацию, – еще одно простое решение в пользу эффективного командного взаимодействия.

Что еще нужно команде для эффективного взаимодействия? Команда – это движение к цели, иначе зачем она создается? А к цели нужно идти пошагово, нужен план, где есть задачи, сроки, ответственные, исполнители и их роли. Остается решить, как отслеживать прогресс и как обсуждать планы и результаты. Нужны также ведение учета ресурсов, поддержка базы знаний, обучение и развитие команды, уведомления, управление ресурсами, система обратной связи, мотивации, мероприятия на сплочение. Хотя часто бывает достаточно минимального функционала, доступного бесплатно, чтобы быстро настроить совместную командную работу и достигать успеха.

Как минимум, где-то нужно общаться и взаимодействовать, поэтому любой мессенджер, в котором можно создать группу, – это уже платформа для совместной работы. Однако на поиск информации будет уходить время, а воспринимать весь проект целиком без достаточной визуализации будет трудно. Помимо популярных мессенджеров для общения Telegram, WhatsApp и Viber есть менее известные корпоративные мессенджеры с более расширенными возможностями. Мессенджер Пачка – позволяет создавать ветки обсуждений, Tada team помимо чатов снабжен задачником, календарем, опцией видеоконференций, фильтрами по чатам и отслеживанием дедлайнов.

Среди лучших инструментов ведения проектов – Битрикс24 (для больших проектов), Asana (для маленьких команд), Trello, WEEEK, Strive (универсальные) – сервисы, в которых можно коммуницировать, вести проекты и развиваться более удобно. К тому же в этих сервисах каждый получит доступ только к своей части информации и не запутается в информационном шуме. Основные возможности таких платформ: объединение задач в проект, назначение задачи исполнителю, статусы задач, дедлайны, обсуждение задачи несколькими участниками.

Плюс этих платформ в том, что можно быстро увидеть прогресс, дедлайн и списки задач, получить уведомление, отследить статус проекта или задачи, загрузить файл, сделать пометки, собирать всю информацию по проекту, задаче, контрагенту в одном месте, планировать.

Если команда распределенная, понадобятся также сервисы для видеоконференций. На рынке в этой категории есть Яндекс.Телемост, созвоны в Telegram, ZOOM и Whereby, Google Meet. Видеообсуждение, сопровождаемое текстовыми чатами и инструментами для презентаций и совместной работы, подключение к обсуждению из мобильного приложения – все это позволяет лучше организовать встречи участников, где бы кто ни находился.

Для визуализации идей и данных проектов эффективно использовать Mind карты. Оформить их можно с помощью сервисов sBoard, Miro, Mind42.

Для базы знаний внутри команды используют WEEEK, Google Keep.

Начинающий бизнес можно вести и в «икселе», молодые команды могут вести свои проекты и в блокнотах, но большинство успешных компаний и команд как правило используют готовые сервисы, подбирая их под свои нужны и приспосабливая под свои проекты.

Рабочие чаты, индивидуально поставленные задачи, возможность поделиться файлом и обсуждением с коллегой и другие опции на мелких проектах экономят время, улучшают взаимодействие и предупреждают проблемы, а на крупных, например, по разработке ПО, являются обязательными для реализации проекта: без них не просто сложно, а скорее невозможно выполнение проектных требований. Чем больше бизнес – тем сложнее им управлять, тем больше усилий на организацию участников в отдельные небольшие команды и снабжение их разными сервисами для совместной командной работы. Обычно более сложные сервисы – платные, тарифы могут зависеть от количества участников, поэтому сразу использовать их для начинающих команд нецелесообразно. Компания может приобретать их по мере необходимости. А вот правила взаимодействия в команде стоит установить сразу после ее создания.

Надежным способом стать командой, работая сообща, является разработка и соблюдение командных правил всеми участниками проекта. Для их выработки будет уместной проведение командной сессии, после чего достаточно периодически проводить встречи для их обновления. Это поможет преодолевать или предупреждать разногласия, повышать продуктивность, укреплять контакты, учиться вести открытое обсуждение принципов эффективного взаимодействия. Общаться бывает непросто: аналитик, инженер, менеджер по продажам могут иметь разные представления о сроках, качестве продукта, отчетах, личной ответственности, перечне видов работ, ожиданиях заказчика и владельца. Только коммуникация внутри команды приводит их к единому пониманию и единому стремлению к понятной всем измеримой цели.

Установки, которым они при этом могут следовать:

• В любой ситуации сохраняем позитивный настрой и веру в успех.
• Среди нескольких возможных решений выбираем наиболее простое и понятное.
• Появилась трудность, которую не получилось решить в течение часа, – обращаемся за помощью.
• Каждая встреча – полезна, для галочки не собираемся.
• Появилась хорошая идея – обязательно озвучиваем.
• Прежде чем озвучивать информацию, несколько раз проверяем ее.
• Ошибки будут, мы признаем, что каждый имеет право ошибиться.

Командные сессии и командообразующие мероприятия лучше доверить профессионалам.