Цикловая конференция – что это, зачем, и в чем ее польза для всех

Цикловая конференция (как и цикловое совещание) – это корпоративное или отраслевое регулярное мероприятие для подведения итогов, обучения, мотивации, стратегического планирования и обмена опытом. На цикловой конференции обычно подводят итоги определенного периода (год, квартал) и строят планы на следующий период.

Цикловые мероприятия – возможность посмотреть на ситуацию с разных сторон и под разными углами, хорошо провести время, сплотить команду, обменяться идеями и пообщаться в неформальной обстановке. В них включают объединяющее обучение, мотивационные сессии, деловые игры, различные командообразующие активности.

Если ваша компания проводит цикловые конференции, давайте разберемся, как сделать их эффективными и по-настоящему полезными для всех, а если вы еще не проводили цикловые мероприятия – самый раз попробовать этот эффективный инструмент для роста и развития компании.

В статье:
Основные цели цикловой конференции
Мотивация сотрудников и команд
Новые идеи
Новые знания
Синхронизация команды
Целесообразность проведения

Цикловая конференция (как и цикловое совещание) – это корпоративное или отраслевое регулярное мероприятие для подведения итогов, обучения, мотивации, стратегического планирования и обмена опытом. На цикловой конференции обычно подводят итоги определенного периода (год, квартал) и строят планы на следующий период.

Цикловые мероприятия – возможность посмотреть на ситуацию с разных сторон и под разными углами, хорошо провести время, сплотить команду, обменяться идеями и пообщаться в неформальной обстановке. В них включают объединяющее обучение, мотивационные сессии, деловые игры, различные командообразующие активности.

Если ваша компания проводит цикловые конференции, давайте разберемся, как сделать их эффективными и по-настоящему полезными для всех, а если вы еще не проводили цикловые мероприятия – самый раз попробовать этот эффективный инструмент для роста и развития компании.

Так сложилось, что цикловые конференции стали популярными в последние годы в фармацевтической отрасли, где перемены, инновации и процессы трансформации пришли раньше и более стремительно, чем в других отраслях. Нужно было меняться и встраиваться в новую реальность буквально на лету. Главной задачей таких цикловых мероприятий было аккумулировать опыт и ресурсы для поиска новых подходов и для реализации амбициозных планов. Другие отрасли тоже подхватили этот формат вслед за медицинскими компаниями, отметив его актуальность и эффективность.

Основные цели цикловой конференции – снабжение сотрудников актуальными знаниями и навыками, генерация идей, мотивация сотрудников и формирование единого видения развития компании.

Представители бизнеса успели заметить, что цикловая конференция – это простой и действенный инструмент мотивации сотрудников. Сотрудники в ходе цикловой конференции много слышат о желаемых бизнес результатах, о бизнес целях, узнают о том, как работают другие подразделения, – и начинают больше понимать, как работает бизнес, что делают коллеги, каких результатов нужно достичь и как каждый участник процесса может на них повлиять.

Участников цикловых конференций мотивирует принадлежность к дружной компании, понимание своего вклада, осознанность усилий по достижению цели. Мотивирует сотрудников и сама цель, они видят в ней пользу для самих себя. Мотивация сотрудников – уже достаточный повод провести цикловой ивент.

Сама атмосфера действует на сотрудников окрыляюще, они готовы творить, генерировать идеи, раскрываться и уже в ходе мероприятие давать пользу своей организации.

В такой воодушевляющей атмосфере уместны мозговые штурмы, фасилитации, деловые игры, тренинги, командные сессии. В ходе всех этих мероприятий рождаются новые идеи, которых может хватить компании на целый год. Участники с удовольствием ищут решения накопившихся проблем, собирают идеи по повышению эффективности, планируют.

К цикловым конференциям готовятся: презентуют свои проекты, выступают с докладами, делятся результатами исследований. Новая информация вызывает обсуждения, дискуссии, в ходе чего появляются идеи, а иногда и наброски новых продуктов. Генерация идей – одна из целей таких мероприятий.

Цикловая конференция – хороший повод дать сотрудникам новые знания, обучить новым подходам, познакомить с новыми продуктами, освежить и упорядочить имеющиеся знания, обменяться опытом и идеями. Обучение тщательно и заранее планируется, выбираются темы, подбираются форматы. Это могут быть мастер-классы, тренинги, деловые игры, презентации, круглые столы.

В цикловые конференции можно включить сертификацию и мероприятия по повышению квалификации.

Неформальное общение улучшает командное взаимодействие между сотрудниками, фокусировка на общих целях дает возможность синхронизировать усилия по их достижению, присутствие представителей разных подразделений укрепляет кросс-функциональное взаимодействие. В результате – больше понимания, смысла, слаженности и взаимной поддержки.

Цикловые мероприятия заряжают участников на новый период, мотивируют и нацеливают. Чем лучше организация – тем сильнее эффект. Однако бизнесу нужны цифры: что значит «лучше», «сильнее», какого масштаба должно быть мероприятие и какого эффекта ожидать?

Действительно, за организацией цикловой конференции можно обратиться в ивент агентства, для проведения мероприятий внутри конференции привлечь внешних провайдеров. Все это требует вложений, поэтому, планируя такие мероприятия, как правило поднимается вопрос возврата инвестиций. Нужно четко определить ожидаемый бизнес-результат.

Ожидаемый эффект – повышение эффективности бизнеса. Рост бизнес-показателей: продажи, эффективность процессов, появление новых продуктов, укрепление корпоративной культуры.

Основные ресурсы повышения эффективности – мотивация, генерация идей, обмен опытом, синхронизация команды. Среди инструментов мотивации, генерации идей, командообразования и обмена опытом есть более или менее затратные.

Повышает мотивацию и вовлеченность:

• Яркая программа, впечатления, уровень организации.
• Время, проведенное с коллегами в неформальной обстановке.
• Знакомство с коллегами из смежных подразделений.
• Знакомство с первыми лицами компании, презентация целей компании топ-менеджерами, напутствие первых лиц компании.
• Знакомство с лидерами отрасли, экспертами, возможность учиться у них.
• Возможность выразить собственные мысли, осознание, что мнение каждого важно и услышано.
• Возможность выступить с докладом и получить обратную связь.

Некоторые составляющие требуют профессиональных дорогостоящих услуг, а некоторые минимальны по затратам, но их важно не забыть включить в программу.

Задача организаторов – создать доверительную атмосферу, возможность свободного общения между мероприятиями, предложить разнообразие форматов, баланс теории, практики, отдыха и общения.

Получить максимальную пользу от проведенного на мероприятии времени позволят профессионально подготовленные и тщательно согласованные с ситуацией в компании тренинги, бизнес-игры и командные сессии. Лучший эффект дает объединение форматов: деловая игра + фасилитация, тренинг + сессия. Деловые игры отлично знакомят, разогревают и открывают участников, после чего коллеги готовы впитывать новые знания, переосмыслить текущую ситуацию, принять новые подходы, найти стопперы и решения, составить план и собрать идеи.

Главный результат бизнес-игры трудно переоценить – это активация участников, эффект ice-breaker (разбить «лед», снять скованность, неловкость), создание безопасной среды, включение участников в процесс обучения, дискуссий, поиска идей, а также мотивация на совместную работу.

Активировать участников на цикловой конференции и запустить ice-breaker эффект легко смогут бизнес-игры. Лучшего ледокола, чем бизнес-игры, наверное, еще не придумали. В каталоге игр на нашем сайте вы найдете большой выбор игр на любое количество участников, которые можно использовать на ваших цикловых мероприятиях, чтобы успешно решить ice-breaker задачу. При правильном подходе инвестиции обязательно окупятся!