Принципы и модели эффективного взаимодействия в команде

По статистике, команды, в которых настроено эффективное взаимодействие, в два раза продуктивнее остальных, а большинство принятых ими решений – качественные. Какими принципами руководствоваться при взаимодействии с командой и для настройки взаимодействия в команде, как измерить качество взаимодействия и каким может быть эффективное взаимодействие в команде?

В статье:
Что такое командное взаимодействие и как его оценить
Правила деловой коммуникации в команде
Принципы командного взаимодействия
Модели эффективности команды

Все ли вы знаете о взаимодействии? Когда мы думаем о взаимодействии, на ум чаще всего приходит коммуникация или эмоции. И то и другое трудно оценить, разве что общими словами – «хорошо», «плохо, «слабо», «средне». А по каким критериям выведено это «плохо» или «хорошо» не совсем понятно. Руководители компаний, руководители подразделений, лидеры команд и эйчары нередко понимают, что со взаимодействием в команде что-то не ладится, однако для улучшения взаимодействия учат навыкам работы в команде и коммуникации. Все ли при таком подходе учитывается и, главное, как оценивать полученный результат? Снова по ощущениям – «стало лучше», «стало хуже», «ничего не изменилось, кажется»?

Командное взаимодействие – это обмен информацией в команде: кто-то ее запрашивает (например, отчет), кто-то предоставляет. При этом между участниками любого общения происходит определенный эмоциональный контакт – важно, насколько дружелюбно с нами обошлись и как тепло приняли, но не менее важно и что именно нам передали, соответствует ли предоставленное нашему запросу. Будет ли нам комфортно обратиться за информацией в следующий раз, зависит и от нашей обратной связи. И все это – взаимодействие. Чтобы оценить его качество, нужно оценивать сразу несколько составляющих.

Например, для того, кто принимает запрос и является исполнителем, оценка взаимодействия может включать такие составляющие:

• Качество регистрации запроса – уточнения, установка срока, оценка сложности и трудозатрат.
• Установка приоритета и выполнение в срок.
• Качество предоставления информации – соответствие запросу, полнота, достаточность, достоверность, актуальность.
• Доступность информации для того, кто ее запросил, – информация не должна требовать расшифровки другим человеком или специальных знаний.
• Скорость и качество обратной связи – отношение исполнителя к запросу.
• Качество уточнений, сбора данных о том, для какой цели нужна информация.
• Открытость к взаимодействию и сотрудничеству, дружелюбие. Взаимодействие должно быть комфортным и приятным для заказчика.

В команде информацию можно пытаться получить самостоятельно, а можно обратиться за ней к коллеге. Чем комфортнее и полезнее обращаться, тем чаще коллеги в работе будут выбирать оптимальный путь. Обратиться к коллеге приятно, полезно, оптимально для выполнения работы в кратчайшие сроки, а он со своей стороны рад помочь, потому что сроки выполнения ваших задач – и его личный интерес тоже.

Качество обращения тоже играет роль в совместной работе. Отправляясь с запросом к коллеге, нужно убедиться, что ответа на вопрос нет в базе знаний, что обратиться – это быстрее, чем найти ответ самому, что вы собрали все вводные для запроса и можете его лаконично сформулировать.

Как оценить качество обмена информацией? Проще всего путем общего опроса. Соберите вопросы, попросите сотрудников оценить их по шкале от 1 до 10. Например:

• Насколько приятно обращаться к коллегам за советами, уточнениями, данными о проблеме и другой информацией.
• Как часто ответ приходит в указанный срок.
• Как часто ответ требует дополнительного разъяснения.
• Как часто ответ содержит недостоверные данные.

Оценка поможет понять, над чем нужно работать.

Информация, которой обмениваются коллеги между собой, может носить разный характер. Это задачи, проблемы, решения, статусы, советы, инструкции, делегирование, обмен опытом, поддержка, новости, прогресс, отчеты, файлы, ссылки, оценка, предложения по улучшению, напоминания, согласования, планирование, обсуждение, поиск решений, обмен лучшими практиками. Обмениваются информацией устно лично, по аудио или по видеосвязи, письменно в мессенджерах или в письмах. Важно учитывать формат и придерживаться правил и принципов взаимодействия.

Правила устанавливаются самими членами команды или руководителем коллектива. Это единые, понятные всем в команде стандарты обмена информацией, например:

• Указывать в теме письма суть и тип запроса, название проекта.
• В мессенджере адекватно использовать сокращения и эмодзи.
• На встрече выражать свое предложение кратко, приводить примеры и аргументы, понятные всем присутствующим.

Правила командного взаимодействия помогают избежать дублирования работы, недопонимания и нежелательных конфликтов между сотрудниками в команде.

Эффективно взаимодействовать команда будет учиться непрерывно и бесконечно. Сотрудники будут постоянно улучшать качество своей коммуникации и атмосферу в команде, если будет учитывать важные принципы.

Основные принципы командного взаимодействия могут быть такими:

• Уважение к времени сотрудника.
• Четкие цели, видение, краткая и четкая артикуляция запросов.
• Доверие и безопасность, атмосфера поддержки в команде.
• Открытая коммуникация, прозрачный обмен информацией.
• Гибкость и адаптация.
• Взаимная поддержка в команде, вовлеченность в общий процесс, интерес к работе и задачам сотрудников, готовность помочь друг другу.
• Важность вклада каждого сотрудника в дело всей команды.
• Ответственность каждого сотрудника за общий результат команды.
• Постоянное развитие и совершенствование.

Команда сообща подбирает принципы, которые ей ближе всего, а в ходе своей работы опирается на них. Это помогает сотрудникам взаимодействовать эффективно. У каждой команды – свои ключевые принципы.

Установить доверительные отношения – самый быстрый способ повысить эффективность, продуктивность и слаженность работы команды. Доверительные отношения и использование проверенных рабочих инструментов для работы с информацией даст и мотивацию, и отсутствие барьеров, и технические возможности для продуктивного честного сотрудничества. Доверие приведет к открытости и желанию делиться знаниями, опытом, при этом сотрудники не будут тратить время на перепроверку предоставленных данных. Коллектив будет здоров и нацелен на успех.

Если сделать фокус на уважении ко времени каждого сотрудника, и при этом поставить в самый высокий приоритет достижение проектных целей, в команде будет поддерживаться атмосфера взаимной помощи. Чтобы сократить время на выполнение задачи каждым сотрудником, коллеги будут обмениваться знаниями, особенно по оптимизации работы, при этом будут исключены обращения по пустяковым вопросам, которые можно решить самостоятельно и быстро.

Уровень продуктивности можно повысить за счет выстраивания взаимодействия разными путями и используя разные модели. Иными словами, способов и путей усилить взаимодействие точно больше, чем один.

Повышать эффективность и продуктивность работы команды можно, используя известные модели:

• Патрика Ленсиони – борьба с пятью пороками команд: недостаток доверия в команде, страх конфликтов, отсутствие обязательств, уход от ответственности, равнодушие к результатам. Если просто побороть все эти грехи, команда станет работать слаженно и эффективно. Причем команда должна справляться со своими грехами один за другим в перечисленном порядке: доверие между участниками, боязнь конфликтов и так далее.
• ЛаФасто и Ларсона. Модель основана на результатах опроса о том, какая команда способна работать наиболее эффективно. Получилось пять этапов работы над развитием команды. Подбор участников (навыки, личные особенности поведение, стиль); взаимоотношения между участниками в команде (работа над здоровыми отношениями в коллективе); работа с проблемами (выявление проблем и работа над их успешным решением); руководство командой (грамотное руководство – важное преимущество команды и одно из условий успеха команды); организационная структура (если создать поддерживающую структуру, команда будет развиваться и укрепляться).
• Модель Т7. Учитывает пять внутренних и два внешних фактора, над которыми нужно работать для совершенствования командного взаимодействия, и, соответственно, эффективности команды. Thrust – фокусируемся на понимании того, что именно необходимо создать и какой результат получить; Trust – доверие в команде; Talent – предрасположенности членов команды; Team Skills – командные способности, умение выполняя свои обязанности и действовать в рамках командных процессов; Task Skills – умение организовать работу так, чтобы обеспечить качественное выполнение командных задач; Team Leader Fit – удовлетворенность команды лидером; Team Support – поддержка команды со стороны компании.

Какие методы, подходы и идеи позволят настроить взаимодействие в вашей команде быстрее – неизвестно. Зато ясно, что ряд мероприятий и исследований (деловые игры, командные сессии, опросы) помогут определить текущий уровень команды и узнать, как организация может поддержать развитие команды, после чего можно будет начать активные действия по создании идеального для команды климата, развивать навыки командного взаимодействия, так необходимого для успешности и продуктивности команды. О том, как развивать навыки командного взаимодействия и установить культуру доверия в команде – в других статьях нашего блога.