Почему фасилитация требует времени

В статье:

• О динамической фасилитации
• Почему нужно так много времени
• С чего все начинается
• Отстаивание своих позиций

О динамической фасилитации мы уже писали в статье «Чем динамическая фасилитация отличается от мозгового штурма». Еще раньше мы обсуждали различие между техниками модерации и фасилитации. Сейчас поговорим о том, почему фасилитация требует времени, не может и не должна проходить быстро.

Сначала немного остановимся на самом понятии «динамическая фасилитация» и определим особенности этого вида сессии. Динамическая – один из методов фасилитации наравне с описанными нами ранее методами «Мировое кафе», «Открытое пространство», «Форсайт».

О динамической фасилитации

Автором метода является Джим Раф. Этот вид фасилитации возник как попытка «решить неразрешимые проблемы». Цель фасилитации такого типа заключается в помощи людям найти творческие и практические пути решения проблем, которые еще никто не пытался или не смог решить.

Динамическая фасилитация используется наряду с другими техниками модерации и фасилитации для работы с группой, но отличается прежде всего целью и поводом. Поводом для проведения динамической фасилитации бывает сложная ситуация, на которую нет ответов у группы людей, но есть разные взгляды и желание решить ситуацию. Целью фасилитации является поиск решения. Как высказался один из исследователей, динамическая фасилитация – это поиск творческого консенсуса без компромисса. Динамическая фасилитация эффективна в бизнес-контексте и при решении социальных проблем (успешно с ее помощью удавалось находить идеи по решению вопросов, связанных со СПИДом, абортами, бездомными).

В процессе динамической фасилитации задействованы:

• Заказчик.
• Фасилитатор.
• Участники сессии (группа людей, которые собрались для решения проблемы).

Как это происходит. Динамическая фасилитация требует подготовки. Но все начинается с того, что заказчик озвучивает свою цель и задачи. После этого фасилитатор встречается с участниками и проводит с ними интервью. Если со всеми встретиться не получается, интервью проводится только с некоторыми из них. Далее фасилитатор договаривается с заказчиком о временных рамках и количестве встреч.

В начале сессии – вводная часть: фасилитатор объясняет собравшимся суть и цель процесса, после чего идет начальная стадия – фасилитатор выслушивает каждого, приветствует первые решения, добивается высказывания опасений и альтернативных решений. Каждый участник отстаивает свою позицию, группа выражает различные мнения. После этого идет промежуточная стадия – творческий процесс «расхождения-схождения-расхождения» идей. Далее наступает завершающая стадия – создание листов с результатами и закладками. Закладки помогают суммировать прогресс и оценить объем проделанной работы.

Таким образом проходит цикл за циклом, всего 3-4 цикла, составляющие всего 12-16 встреч. После такой работы группа становится способной обходиться без фасилитатора и фасилитировать свою работу сама, без внешней помощи.

Приведем пример. Группа дорожных рабочих сообщила местным властям, для работы нужна дорожная сигнализация для управления движением в зоне строительства. Однако местные чиновники посчитали, что на этом можно сэкономить и дали возможность использовать сигнализацию только часть дня. Таким образом, сигнализация на дорогах во время строительства применялась лишь частично, а дорожные происшествия в часы неиспользования сигнализации происходили и влекли за собой судебные разбирательства, которые помимо всего прочего требовали также присутствия рабочих.

Рабочие собрались, чтобы придумать, что делать в ситуации, которую еще никогда не удавалось решить лицами их уровня. Они решили встретиться с чиновниками в процессе публичных слушаний, где доказали, что установка сигнализации не на весь день не экономит средства, а наоборот, приводит к еще большим затратам. Были изучены все точки зрения и чиновники пришли к выводу, что они сделали оценки без учета глубокого анализа ситуации и нужно изменить решение. А рабочим таким образом удалось создать прецедент – возможность внести изменение в решения чиновников силами обычных дорожных рабочих.

Почему нужно так много времени

3-4 цикла, до 16 встреч – неужели нельзя получить результаты быстрее? После того как в ходе потраченного времени команда понимает суть фасилитации и осваивает методику, она начинает использовать фасилитацию по необходимости в ходе рабочего процесса уже без участия фасилитатора. Но сначала каждому предстоит научиться участвовать в требующем времени процессе.

С чего все начинается

С чего все начинается? После объяснения фасилитатор приглашает участников отвечать. Появляется первый ответ, фасилитатор подбадривает выступающего и помогает ему озвучить проблему, после чего проблему нужно перефразировать в вопрос. Например, если проблема в недостаточном общении команды, то вопрос мог бы звучать так: «Как сделать так, чтобы мы общались больше?» Фасилитатор выясняет, насколько цель соответствует ожиданиям и может в ходе обсуждения детализировать вопрос: «Как сделать так, чтобы наше общение было чаще и каждый при этом чувствовал уважение к себе?»

Фасилитатор записывает получившийся вопрос и продолжает работать с тем же участником: спрашивает, нет ли у него идей, как решить эту проблему? Если идеи есть, фасилитатор записывает их. Чтобы активизировать поиск идей, фасилитатор может задать вопрос таким образом: «Каким было бы ваше решение, если бы оно зависело полностью от вас?» Существует много различных приемов и техник модерации и фасилитации, в данном случае используются такие, которые помогают вытянуть из участника его мнение и позицию – не отыскать, а вытянуть. Это небыстрый процесс. Люди поначалу не готовы открыто говорить то, что раньше не озвучивали перед целой группой. Не всегда удается и сформулировать свои мысли лучшим образом.

Дав первому участнику высказаться, вытянув всю информацию по рассматриваемому вопросу, полностью его выслушав, фасилитатор переходит к работе со следующим участником.

Следующий участник может высказать свое мнение по поводу только что услышанного. Он может выразить свои опасения и поделиться своей точкой зрения. Он может предложить свое решение озвученной только что проблемы, а также высказывает свою проблему, свое мнение о ней и свои предложения по ее решению. Снова фасилитатор поощряет максимально полное раскрытие своего мнения, оставаясь терпеливым и доброжелательным. Каждый чувствует, что его слова важны, что его слушают и что он полезен.

Фасилитатору важно убедиться, что и второй участник высказался полностью, не держит при себе идеи, решения, мнения по поводу обсуждаемого предмета, и не остался невысказанным. И так происходит с каждым (абсолютно каждым!) участником фасилитационной сессии. Фасилитатор дает понять, что он не спешит, обязательно выслушает каждого и будет слушать сколько понадобится.

Фасилитатор глубоко погружен в работу. Он приветствует появление каждого нового мнения об озвученной проблеме, каждую новую озвученную проблему. Опасения, которые выражают участники относительно предложенных решений – очень ценны, они часто сопровождаются альтернативными решениями или активируют других участников на поиск альтернатив.

Фасилитатор фиксирует все высказанные идеи, решения, опасения и команда продвигается дальше. В один список записываются проблемы, в другой идеи, еще в один опасения… Если мысль одного участника хоть немного отличается от озвученной другим – ее все равно записывают, поскольку даже мелкие различия могут содержать в себе важные нюансы.

Очень редко серьезный прорыв происходит уже на начальной стадии обсуждения. Когда начинаются первые выступления участников, озвучиваются проблемы, которые замечали и другие участники, а потом называются возможные способы их решений, некоторым участникам может показаться, что слова этого человека являются именно тем ключом, который искали все. Бывает даже, что выступающий ранее уже делился этой мыслью с другими. Случается, что он пытался донести до окружающих свою идею, но она не была воспринята, а в ходе сессии при поддержке профессионального фасилитатора все наконец поняли, насколько он прав. Однако такие случаи бывают крайне редко. Подобное нельзя назвать типичным случаем. Обычно требуется намного больше времени.

Опытные фасилитаторы приходят к выводу, что начальные решения редко бывают готовыми. Чаще всего первичные решения существенно перерабатываются, прежде чем становятся по-настоящему полезными.

Отстаивание своих позиций

В жизни человеку приходится отстаивать свою позицию вопреки желанию окружающих. Окружающие часто не хотят ничего выяснять, хотят, чтобы с ними согласились и не отвлекали. В динамической фасилитации поддерживается среда, в которой защита своей позиции работает на благо группы. Этого невозможно достичь при жестком тайминге. Наоборот, фасилитатор приветствует полноту высказывания при отстаивании своих позиций, глубоко вникает, отражает и фиксирует каждый вклад. При такой обстановке каждый участник лучше слышит себя.

В ходе сессии постепенно происходят некоторые изменения. В привычной жизни мы, увы, часто не слышим друг друга. Однако, если слушают нас, это нас меняет – мы тоже становимся открытыми, чтобы услышать других.

По ходу сессии каждый начинает слушать других более внимательно, а это открывает новые мысли и идеи. Процесс требует времени – бывает меньше, бывает больше. Это зависит от фасилитатора – насколько умело он сможет расположить каждого к открытым высказываниям. Фасилитатор подбадривает и проявляет внимание, он терпелив и никого не торопит. Это один из самых важных факторов перемен, происходящих с каждым из участников – не ограничивать рассказчиков, давать им время настроиться и выговориться.

Важнейшая роль фасилитатора – принять людей такими, какие они есть и дать им понять, что их принимают. Это позволяет им раскрываться и делиться идеями и предложениями. Такие моменты требуют немало терпения и времени.

Фасилитатор по ходу сессии отмечает происходящие с каждым участником изменения: меняются жесты и речь участников – они становятся более расслабленными и свободными в самовыражении. Возможность прислушаться к собственным мыслям и осознание, что хоть кто-то его полностью выслушал и понял, позволяет участникам сбросить внутреннюю защиту и перейти в более расслабленное состояние. По этим признакам фасилитатор понимает, нужно ли еще продолжать попытки раскрыть позицию максимально полно или это уже удалось.

Можно ли ускорить этот тончайший процесс? Вряд ли. Фасилитация не может быть формальностью, иначе ожидаемого результата не будет.