Организация дистанционного менеджмента

В статье:

• Кто уже работает с удаленными командами
• Как организовать дистанционный менеджмент
• Контроль за удаленными сотрудниками
• Выгоды удаленной работы для компании
• Главное – оставаться на связи
• Качества удаленного сотрудника
• Как организовать эффективную дистанционную работу

Поездки в офис, потом домой, и так каждый день – эта схема описывается как устаревшая, а работа дома – как решение проблемы стресса и всех, связанных с работой, проблем. Однако те, кто читал наши предыдущие статьи, а также те, кто уже попробовал работать удаленно, знают, что в каждом режиме есть свои плюсы и минусы, и что удаленная работа далеко не для всех. Не в последнюю очередь успех зависит от руководителя.

Сейчас в программах обучения для топ менеджеров часто уделяется внимание управлению удаленными командами, поскольку компаний с удаленными сотрудниками становится все больше. Они нанимают желающих работать из дома, жителей других городов, или переводят часть сотрудников на свободный график.

Кто уже работает с удаленными командами

Крупные компании, такие как IBM, eBay, Cisco, Merсedes-Benz спокойно привлекают удаленных сотрудников. Они пользуются возможностями технологий, чтобы дать возможность трудоустроиться тем, кто в силу обстоятельств не может целый день находиться в офисе, например, женщины с маленькими детьми или люди, которым нужно ухаживать за близкими.

Такая работа подходит для людей с ограниченными возможностями, для жителей отдаленных населенных пунктов, а также тех, кто часто перемещается с места на место. Такой режим работы сотрудников для руководителей выгоден экономией на оснащении рабочего места и часто на заработной плате. Чаще всего удаленные работники получают оплату, среднюю по региону. Например, в Москве и Санкт-Петербурге разница в заработной плате в 2-3 раза, поэтому сотрудник из Санкт-Петербурга может быть более выгодным для компании.

Как организовать дистанционный менеджмент

После того как компания решилась на такой режим работы команды, появляется вопрос организации взаимодействия с сотрудниками. Существуют программы обучения для топ менеджеров по удаленному управлению командой. Остановимся на том, что может помочь в организации удаленного менеджмента.

Здорово помогает в организации удаленного управления CRM-система. Современные CRM – это полностью автоматизированное рабочее пространство, позволяющее работать с любого места, главное, чтобы был выход в интернет.

К CRM можно подключить ip-телефонию, звонить и принимать звонки дешевле, чем при использовании стационарного телефона. Система синхронизируется с почтовыми серверами, собирает важные деловые письма в одном месте, где их сможет найти и использовать любой участник команды.

В CRM можно общаться с командой, обмениваться идеями, ставить задачи и принимать работу. Удобно для руководителей и исполнителей. Руководителю не нужно напоминать сотруднику о сроках, предупреждать о приближении дедлайна, указывать на срыв срока – всем этим занимается система. Пользоваться системой можно с ПК, ноутбука или с любого мобильного устройства.

Контроль за удаленными сотрудниками

В CRM можно контролировать сотрудников, готовить новых сотрудников к работе, организовать базу знаний и тестирование. Сотрудник в системе может:

• Звонить.
• Писать письма.
• Принимать поручения и устанавливать их статус.
• Составлять документы.
• Готовить счета.
• Вести обсуждения.

Все это и при необходимости больше реализуется и настраивается под нужды компании. При таких инструментах удаленная работа полностью контролируема и управляема. Однако не стоит увлекаться именно контролем – он должен быть смещен в сторону мотивации. Это значит, что нужно ставить перед сотрудниками измеримые цели и, если это принято в компании, озвучивать поощрения при их достижении.

Сама по себе правильно составленная задача является мотивацией для сотрудника. Для менеджера по продажам это сделки, а чтобы они заключались – установленное количество звонков, встреч, КП в день; для программиста – это выполнение поставленной задачи; для логиста – обеспечение бесперебойной работы. В зависимости от системы оплаты труда и мотивации, одни сотрудники получают зарплату после выполнения или при отработке определенного количества часов, другие при успешном выполнении своих задач получают еще и премию. С удаленными сотрудниками все так же, как с офисными.

Выгоды удаленной работы для компании

Удаленную работу выбирают компании, которые стремятся сэкономить. Независимые исследования сообщают, что на каждом сотруднике таким образом можно сэкономить по 170 тысяч рублей в год. Среднестатистическая организация из 10 человек, отправив половину сотрудников на удаленку, может сэкономить 3% прибыли за счет экономии на аренде.

Еще одна важная выгода при удаленном режиме – возможность нанять лучших сотрудников. Ими могут оказаться люди, проживающие в другом городе и не планирующие переезд.

Удаленка – это возможность работать с сотрудниками по всей России. Центральный офис может находиться в одном городе, а филиалы по всей стране. При организации удаленной работы не будет никаких ограничений по территориальному признаку!

Главное – оставаться на связи

Особенность удаленного менеджмента в том, что важно оставаться на связи. Возрастает необходимость в удаленных совещаниях, онлайн-конференциях.

Желательно сразу определиться, какие вопросы решаются в команде по почте, какие в мессенджерах, а какие на общих конференциях.

Качества удаленного сотрудника

С удаленной работой справится сотрудник, если он:

• Дисциплинирован.
• Ответственный.
• Целеустремленный.
• Инициативный.
• Мотивирован.
• Любит свою работу.

Самые эффективные удаленные сотрудники – те, которые способны обеспечить себе полноценный отдых, имеют семью, живут в окружении близких, имеют увлечение или хобби.

Несмотря на все плюсы удаленной работы, процент удаленных сотрудников невысок. Есть сотрудники, которым такой режим не подошел. Не каждому это подходит. Особенно трудно тем, кто живет один. Дело в том, что дома сотрудник начинает остро ощущать изолированность от общества. Задача руководителя в связи с этим:

• Зарядить удаленных сотрудников энтузиазмом.
• Подчеркнуть ценность каждого удаленного сотрудника.
• Выстроить мотивацию.
• Организовать работу так, чтобы было легко увидеть статус текущих работ и наблюдать за их выполнением.

Как организовать эффективную дистанционную работу

Для эффективной организации удаленки важно следующее:

• Грамотно выстроенные взаимоотношения. Удаленный сотрудник – такой же полноценный сотрудник, как все остальные в компании. Эффективные взаимоотношения во многом зависят от правильного использования средств коммуникации. Руководителю необходимо общаться с удаленными сотрудниками четко и понятно, так, чтобы сотруднику были предельно понятны цели и задачи компании и каждого поручения.
  
  У сотрудника не должно возникать недоверия к руководителю или к компании, он должен полностью доверять коллегам. Это создает внутреннюю эмоциональную связь, которая не возникнет при помощи одних только должностных инструкций и предписаний. Важно общение. Для достижения доверительного уровня общения руководителю нужно находить время для разговоров с сотрудником на разные, не только рабочие, темы, проявлять искренний интерес к жизни удаленных сотрудников и их проблемам.
   
• Внутрикорпоративное социальное пространство. Важно создать площадку для общения команды по рабочим вопросам и по интересам. Необходимо приложить максимум усилий, чтобы каждый сотрудник влился в коллектив. Важно также убедиться, что это произошло.
   
• Мотивация. Мотивация для удаленных сотрудников играет важную роль. Важно, чтобы сотрудники были наполнены энтузиазмом, но заряжать их оптимизмом и мотивировать в офисе нет возможности. Важно не навязывать свои приоритеты по мотивации. Шкала ценностей одна, но каждый человек в определенный период жизни находится на определенной ступени этой шкалы. Какими бы ни были приоритеты ваших сотрудников на текущем этапе их развития – важно, чтобы они получали удовлетворение от самой работы и чувствовали себя полезными.

Удаленный сотрудник намного больше офисного нуждается в том, чтобы видеть смысл во всех своих действиях, к тому же этот смысл должен соответствовать ценностям сотрудника. Какой бы деятельностью ни занимался удаленный сотрудник, в каком бы графике ни работал, у него должна быть четкая схема работы, понятная и прозрачная в каждом пункте. Такая схема позволяет руководителю задавать параметры требований к качеству выполняемых работ и просматривать динамику выполнения задач.

К примеру, по понедельникам принято сдавать выполненную работу, по средам планерка, по пятницам отчет за неделю. Руководителю необходимо прописать подобную последовательность и донести эту информацию до удаленных сотрудников.

Сотрудники тогда хорошо выполняют свои обязанности, когда им понятно, какие конкретно действия они должны совершить, какие требования к готовой работе, как найти все необходимое для выполнения работы. Очень часто бывает такое, что номинально инструкции есть, но сотруднику они непонятны, или он неправильно их истолковал, додумал, не смог разобраться, что имел в виду руководитель. Чтобы подобного не происходило, важно описывать задачи четко и понятно, а также убеждаться, что они поняты исполнителем.

Удаленные сотрудники, так же, как и офисные, нуждаются во вступительном инструктаже, базовом обучении. С ними нужно поделиться опытом – рассказать, с какими трудностями сталкивались другие удаленные сотрудники и какие решения нашли, предложить, как более эффективно организовать свою работу, применить приемы тайм-менеджмента, использовать эффективные методики. Удаленным сотрудникам можно посоветовать полезные книги для развития личной эффективности и инициировать периодические обсуждения особенностей организации удаленной работы.

Полезно будет организовать в компании базу знаний с материалами о компании, о ее продуктах и услугах, а также разнообразными развивающими и обучающими материалами. 

Если вам все это кажется сложным и поэтому вы все еще не решаетесь организовать удаленную работу с сотрудниками, примите к сведению тот факт, что по прогнозам число удаленных сотрудников будет расти, а компании, предлагающие такой вариант работы, будут все более привлекательными в глазах соискателей. Возможно, через какое-то время, удаленная работа с сотрудниками станет не предметом выбора руководителя, а неизбежностью. Сейчас это устойчивый тренд.