Как контролировать рабочее время: методы, тренды

В статье:

• Мониторинг рабочего времени
• Несоблюдение сроков
• Как производится контроль рабочего времени
• Не все согласятся
• Тренды

Наивно полагать что тренинг по тайм менеджменту раз и навсегда научит полностью контролировать процесс планирования и прогнозирования рабочего времени. Это не удается даже лидерам тайм-менеджмента. Непредвиденные трудности и расхождение плана с реальностью – это допустимо и неизбежно. Но тренинги эффективности помогают минимизировать случаи выхода ситуации из-под контроля и рационально распоряжаться рабочим временем.

Если тренинги по личной эффективности помогают контролировать собственное время, то как быть с контролем времени своего отдела или всего предприятия?

Растет количество проектов, растет штат и количество задач – наступает момент, когда лично контролировать время каждого сотрудника уже невозможно. В таких случаях говорят о необходимости проактивного управления. Проактивным называют управление, при котором снижается количество трудностей в работе каждого сотрудника, что в свою очередь снижает риски и обеспечивает своевременное выполнение задач.

Термин не нов: это противоположность реактивному управлению, при котором контроля меньше, а непредвиденных ситуаций больше. Рассмотрим особенности контроля рабочего времени в проактивном управлении.

Мониторинг рабочего времени

Мониторинг рабочего времени – это мера управления, которая заключается в отслеживании деятельности сотрудников в течение рабочего дня и контроль за соблюдением рабочего распорядка. Мера относится к превентивным – предупреждает злоупотребление доверием работодателя.

Цель метода – выявить нарушителей, которые в рабочее время решают личные вопросы. Контроль, а также учет как результат контроля и составляющая мониторинга предусмотрены Трудовым кодексом.

Цель учета рабочего времени:

• Выявление опаздывающих.
• Выявление отсутствующих.
• Выявление несвоевременного возвращения сотрудника после обеда.
• Проверка присутствия сотрудника на рабочем месте на протяжение рабочего дня.
• Определение времени окончания рабочего дня сотрудников.
• Выявление прогульщиков.
• Разделение оплачиваемых периодов на фактически отработанные часы, часы отпуска, больничного, простоя по вине работодателя и т.д.

Это теория, теперь обратим внимание на инструменты учета и задачи, решаемые с помощью учета.

Несоблюдение сроков

На практике руководители сталкиваются с проблемой несоблюдения сроков. Ситуация самая обычная: установлен срок, а выполнение на установленную дату и время не наступило. Причин может быть несколько:

• Неправильно установлен срок.
• Сотрудник нарушил рабочий распорядок.

Устанавливается срок теоретически просто: норма рабочего времени по законодательству 40 часов в неделю. Скорость выполнения типов работ установлена в квалификационном справочнике, где описаны все функциональные обязанности сотрудника. Однако теория далеко не всегда совпадает с реальностью.

Эта схема не учитывает:

• Человеческий фактор.
• Форс-мажоры.

Человеческий фактор включает особенности использования рабочего времени разными сотрудниками (больничные, опоздания, перекуры). Форс-мажоры в широком понимании включают в себя не только чрезвычайные происшествия, способные парализовать работу всего предприятия, но и такие ситуации как задержка документов со стороны контрагентов или больничный сотрудника, на котором завязана часть работы.

Все это приводит к разнице между ожидаемой работой за прошедшее время и выполненной за это время работой. Для решения данной проблемы сначала желательно ее определение, возможность схематично увидеть ее. В этом помогают бизнес игры для тренингов, которые обычно иллюстрируют ситуацию с выполнением сроков в компании и учат исправлять явные недостатки в организации той или иной процедуры.

Страдает от таких ситуаций прежде всего работодатель. Это в его интересах внедрение контроля рабочего времени, поскольку контроль может стать поводом расчета заработной платы в зависимости от фактических результатов.

Кроме фактического нахождения на рабочем месте работодателю нужна от сотрудника также производительность. Это значит, что контролировать необходимо не только пребывание на месте, но и то, чем именно сотрудник занимается в течение оплачиваемого периода времени.

Как производится контроль рабочего времени

Мы уже писали о том, как с помощью специального программного обеспечения мониторить рабочее время сотрудника. Все эти методы нацелены на получение ответов на вопрос: в течение какого периода сотрудник находится на рабочем месте и чем именно занимается в этот период.

Работодателю обычно важно зафиксировать:

• Присутствие сотрудника на месте.
• Какие задачи выполнены в период между началом и концом рабочего дня.
• Какие состоялись телефонные переговоры с клиентами, контрагентами или партнерами.
• Какая рабочая переписка осуществлялась.

Для этого используется видеонаблюдение, программный мониторинг, отчеты и фиксирование работы в программах взаимодействия и отчетности.

Порядок внедрения отчетности предполагает предварительное оповещение персонала. Установка камер, подключение систем мониторинга необходимо осуществлять с согласия сотрудников. При правильном использовании и разъяснительной работе сотрудники сами заинтересованы в применении систем мониторинга, поскольку это:

• Лишает их необходимости «отмечаться», самостоятельно фиксировать начало и конец различных этапов активности.
• Помогает продемонстрировать собственную эффективность для выводов и дальнейшей работы над собой.
• Может стать поводом для тренингов по тайм менеджменту или личной эффективности, тренингов по управлению процессами и мероприятий по усовершенствованию процессов.

Результаты мониторинга являются основой для анализа, который важен работодателю и сотрудникам. Основные используемые метрики результативности:

• Итоговые – результаты по завершению проекта.
• Промежуточные – результаты за указанный срок.
• Периодические – итоги за определенный период.
• Избирательные – нерегулярный сбор данных по необходимости.

Результатом мониторинга является оценка распределения рабочего времени и определение уровня профессионализма. Если первое нужно работодателю, то второе может быть связано с повышением уровня сотрудника, повышением оплаты в зависимости от уровня и может стать личной мотивацией сотрудника.

Как контролировать рабочее время, если нет возможности или согласия использовать программное обеспечение? Существует три основных способа, которые относят к традиционным.

Среди традиционных способов контроля – внешний мониторинг. Предполагает наличие дежурного, вахтера или ответственного, который ведет журнал, фиксирует время прихода-ухода и прочие данные. Он периодически готовит отчет руководству.

Вторым вариантом является наличие внутреннего администратора. Он находится в одном помещении с коллегами и контролирует непрерывность процесса.

Третий подход – самоконтроль. Сотрудников обязывают самостоятельно фиксировать свою активность: записывать в журнал (обычный или электронный), отмечать в специально предусмотренных для этого системах свою активность, указывать типы задач, длительность выполнения задач, часто планировать задачи наперед. Для этого устанавливаются приложения в смартфон, используются различные сервисы.

Автоматизация позволяет упростить усилия человека по мониторингу используемого времени. Вариантов автоматизации много: турникеты, сканеры отпечатков пальцев вместо журналов посещения, системы видеонаблюдения с фиксацией нарушений. Однако не все методы автоматизации комфортны для сотрудников. Например, работа под камерами многим доставляет психологическое неудобство.

IT-решения приживаются не везде и не везде они оправданы. Если коллектив небольшой, контроль за использованием рабочего времени – задача посильная для руководителя. Если же штат в несколько сотен сотрудников и выше, контролировать рабочее время можно только с помощью автоматизации. Мониторинг работы персонала путем использования программных решений в таком случае выполняет еще одну задачу – обеспечивает безопасность предприятия.

Не все согласятся

Обычно стоимость внедрения автоматического мониторинга рабочего времени покрывается за счет более эффективного использования времени, отсутствия прогулов и нарушений. Правда, иногда внедрение системы мониторинга влечет за собой смену персонала. Этому есть несколько причин – не все сотрудники, даже если они порядочные и ответственные, согласны быть под наблюдением; не согласны быть наблюдаемыми также сотрудники, которые не планируют честно отрабатывать свое рабочее время.

К сожалению, творческие личности иногда способны дать компании хорошие идеи и принести существенные результаты, но не согласны работать «по часам», поэтому способны уйти из компании, которая им не доверяет. В любом случае сотрудники, соглашающиеся на мониторинг, работают дисциплинированно и продуктивно.

Предварительно перед внедрением будет полезным проведение тренингов по эффективности, приобщение сотрудников к открытому взаимодействию, укрепление атмосферы доверия.

Правильно подобранные бизнес игры для тренингов и ряд мероприятий способны подвести сотрудников к внедрению автоматической системы мониторинга рабочего времени без стрессов и с доверием к компании.

Тренды

Автоматизированные IT-системы помогают:

• Выявлять нарушителей дисциплины.
• Определить сотрудников, которые слишком мало времени уделяют работе и много - личным делам.
• Определить сотрудников, которые работают слишком много и усердно, что тоже плохо, поскольку грозит профессиональным выгоранием, стрессами и нервными срывами.
• Обнаружить сотрудников, которые недовольны существующим трудоустройством и ищут другую работу.

Автоматизированный мониторинг предполагает установку агента на компьютер сотрудника, о чем был материал; оборудование пунктов пропуска; GPS-маячки для отслеживания перемещения сотрудников по территории предприятия; систему идентификаторов для каждого сотрудника. В тренде автоматизированные системы и браслеты для слежения за сотрудниками. Браслеты помогают следить и за состоянием сотрудников. В качестве системы GPS-слежения чаще всего сотрудникам выдают гаджеты для работы, в которых учтен мониторинг.

Полученные данные помогают планировать работу с персоналом. Анализ результатов предполагает комплексный подход: соответствие штатному расписанию, выполнение плана работ, исполнение обязанностей, обеспечение сроков и пр.