Как можно измерить рабочее время: обзор программ отслеживания

В статье:

• Компьютерные программы для учета трудозатрат и их эффективность
• Kickidler
• StaffCop
• ManicTime
• TimeCamp
• Другие варианты

Прежде чем планировать проведение корпоративных мероприятий и запускать обучающие курсы по эффективности, можно собрать информацию о том, насколько соответствует реальности ваше представление об интенсивности работы каждого сотрудника на своем рабочем месте. Например, установив сотруднику на компьютер программу, которая будет собирать данные об активности пользователя и отправлять руководителю отчет.

Давайте представим, как чувствует себя сотрудник, затраты времени которого вдруг решили подсчитывать. Многие уверены, что судить нужно по результату, а не по формальным затратам времени на процесс, некоторым может показаться, что руководство им перестало доверять, найдутся и такие, кто воспримет систему подсчета времени нейтрально, а также те, кто давно хотел бы фиксировать свои затраты и уже ищет пути решения этой задачи.

Сколько времени каждый из ваших подчиненных тратит на работу, на какие именно задачи, как часто делает перерывы и что мешает ему работать больше – хотят знать многие руководители. Разберемся, что придумано для того, чтобы получать подобные отчеты, какие бывают подходы к автоматическому учету рабочего времени и насколько полезные отчеты можно получить.

Компьютерные программы для учета трудозатрат и их эффективность

Все существующие на данный момент компьютерные программы автоматизации учета отработанных часов, установленные на компьютер сотрудника, фиксируют пребывание человека на рабочем месте путем фиксирования активности – использования клавиатуры или мыши.

Некоторые сервисы фиксируют активную программу пользователя ПК и определяют продуктивность, учитывая разделение программ на продуктивные и непродуктивные. Некоторые периодически делают скриншоты экранов, есть также умеющие записывать видео работы пользователя. Это основные подходы по подсчету потраченного времени.

Теперь попытаемся подобрать программы подсчета рабочего времени, которые решили бы задачи руководителя и помогли бы в планировании обучения и развития сотрудников.

Критерии для выбора:

1. Безопасность и конфиденциальность данных.
2. Возможность отслеживать затраты времени при гибком графике: любое время прихода на работу и ухода с работы, плавающее время обеда.
3. Возможность указать отпускные дни, отгулы или командировки.
4. Возможность сформировать документы для бухгалтерии, табель.
5. Наличие и информативность отчетов.
6. Наличие API, чтобы можно было адаптировать отчеты под стандарты компании.
7. Простота внедрения в компании и интеграции с другими используемыми программными продуктами.
8. Простота стартовой настройки перед началом использования.
9. Возможность использовать для большого количества пользователей.
10. Возможность безопасно работать с программой через интернет-сети.
11. Возможность открывать пользователям доступ к статистике, устанавливать роли.
12. Стоимость.

Исходя из первого пункта, программы, которые хранят данные только в облачных хранилищах, нежелательны.

Kickidler

www.kickidler.com

Для работы программы на ПК сотрудников устанавливаются скрытые агенты. Они записывают видео с экранов сотрудников, использование клавиатуры и открытых приложений.

Каждому приложению, которым пользуются сотрудники, устанавливается эффективность. Администратор может наблюдать за мониторами пользователей в режиме реального времени и управлять компьютерами пользователей удаленно. Администратор видит все мониторы пользователей на одном экране. Помещается не более 16 одновременно.

Программа не учитывает возможности устанавливать гибкий график, учитывать отпуска и отгулы, у нее нет API.

В отчете программы можно увидеть, какие сайты и программы чаще всего использовал сотрудник. По отчету можно сделать выводы, эффективно было потрачено время, или нет. Фильтров нет – данные невозможно отобрать или сгруппировать по определенному признаку.

Сервер Kickidler потребует ОС Windows и БД PostgreSQL. В Linux-версии функционал урезан. Программа работает через интернет-сети. Сотрудникам нужно установить специальную программу «Viewer».

Пользователь не может получить доступ к собственной статистике. Можно выбирать пользователей, которым будет предоставлен доступ к результатам всех сотрудников.

Стоимость в облачной версии 600 рублей в месяц за отслеживание одного сотрудника. При оплате на год или три года можно сэкономить 300-400 рублей в месяц. Для локального варианта стоимость нужно запрашивать.

Как может помочь информация о том, чем занимается сотрудник целыми днями? Если он слишком много отвлекается, возможно, ему неинтересно и стоит задуматься над мотивацией, проведением корпоративных мероприятий на сплочение коллектива, обеспечить развитие сотрудников в интересном для них направлении.

StaffCop

www.staffcop.ru

На рабочие станции сотрудников устанавливаются скрытые агенты, фиксирующие активность, нажатия клавиш, отправленные и принятые письма и сообщения в мессенджерах, посещенные сайты, доступы к файлам. Могут периодически собираться скриншоты.

Нет возможности задать гибкий график, учесть отпуска и отгулы, нет API.

Можно получить отдельные отчеты по запускаемым процессам, запросам в поисковых системах, посещенным сайтам и страницам, активности в мессенджерах. Можно применять фильтры для поиска по периоду или ключевому слову. Программа не анализирует активность и не дает заключения или оценки по активности пользователя.

Сервер работает под ОС Windows, агенты можно установить удаленно. Программа работает через интернет-сети. Можно подключить любое количество пользователей. Статистика собирается отдельно по каждой рабочей станции.

Облачной версии нет. Цена за одного пользователя около 3000 рублей бессрочно или 600 рублей на 3 месяца.

Программа помогает отследить нежелательное сотрудничество с конкурентами, предупредить определенные риски и определить тренды внутри коллектива. Она больше подойдет для использования в целях безопасности, чем для работы над эффективностью сотрудников.

При обнаружении нежелательных явлений стоит обратить внимание на усиление работы над корпоративной культурой и корпоративными ценностями – продумывать проведение корпоративных мероприятий и создавать условия, которые способствовали бы воспитанию преданности идеалам компании.

Однако стоит учесть, что наличие такой программы на своих компьютерах при установке без ведома сотрудника может быть истолковано сотрудниками как нарушение этических норм.

Куда эффективнее вкладывать усилия в укрепление лидерских качеств, заниматься сплочением команды и работать над мотивацией. В каталоге тренингов ManGO! Games есть несколько эффективных решений по лидерству, мотивации и эффективности.

ManicTime

www.manictime.com

На компьютер устанавливается агент, который собирает информацию о том, сколько времени работал сотрудник за ПК. Программа может создавать скриншоты.

Можно установить количество часов в день или любой график для каждого конкретного пользователя. Программа позволяет создавать несколько расписаний. Метками пользователь может помечать свое время, указывать отгулы и отпуска.

Программа формирует отчет посещаемости, в котором будет информация об отработанных днях. Можно получить отчеты:

• Время работы, переработки, опоздания.
• Статистика продуктивности (на основе анализа использованных ресурсов, программ, документов).

Есть возможность доработки отчетов благодаря API.

Сервер работает под Windows, БД – SQLite, PostgreSQL, Microsoft SQL Server. Настройки на старте несложные. Работа через интернет-сети.

Как и предыдущие программы, имеет многопользовательский режим. Каждый сотрудник может получить доступ к своей статистике для контроля использования своего времени. 

Стоимость одного пользователя бессрочно – 67$, при покупке для большего количества обойдется дешевле, например, при покупке 100 пользователей каждый обойдется в 25$.

Эта программа поможет при управлении проектами фиксировать затраченное время. В отличие от выше описанных программ, ManicTime будет полезна для самих сотрудников – обычно они забывают регистрировать начало и окончание задачи или рабочего дня и не хотят отвлекаться на системы отчетности.

Кстати, если вы стремитесь эффективно управлять проектами, в каталоге тренингов ManGO! Games есть для вас тренинг «Управление проектами».

TimeCamp

www.timecamp.com

Программа для проектного трекинга. Пользователь сам устанавливает начало и конец каждой задачи и таким образом сам фиксирует, чем занимался. Можно также настроить автоматический сбор данных об активности за компьютером и запущенных приложениях.

Позволяет устанавливать время старта и финиша рабочего дня, а можно установить только продолжительность. Если установлен агент, он не собирает информацию об активности вне указанного рабочего времени.

Отчеты предоставляют информацию о посещаемости по каждому дню, дням можно задать статус отпуска или отгула, деловой поездки. Есть API и много возможностей по синхронизации с другими сервисами.

Отчеты привязаны к проектам и задачам проектов. Можно получить отчеты о графиках работы сотрудников, эффективности их работы, используемых приложениях и ресурсах. Можно использовать фильтры по периоду, времени, сотрудникам, проектам.

Программа предусматривает только облачную версию. Настраивается просто. Многопользовательский режим.

Пользователи имеют возможность просматривать собственную активность через веб-интерфейс.

Цена облачной версии 10$ для одного пользователя в месяц.

Другие варианты

Помимо рассмотренных, используют также программы:

• SkypeTime (skypetime.ru) – позволяет отслеживать трудозатраты удаленных сотрудников и формировать отчет для бухгалтерии с отработанным временем по каждому рабочему дню.
• Yaware.TimeTracker (yaware.ru) – хорошо подходит для отслеживания трудозатрат в условиях плавающей недели, позволяет экспортировать отчеты XLS, CSV, PDF.
• Crocotime (crocotime.com) – формирует табель для бухгалтера, отчеты о продуктивности, отклонениях от рабочего графика, структуре дня и типах задач.

Лучшим вариантом будет тот вариант, с которым были бы согласны сами члены команды и который упрощал бы, а не усложнял им работу над своими ежедневными задачами.