Проектное мышление для операционных менеджеров или Как научиться играть в футбол на минном поле

Проектная деятельность для многих руководителей компаний и операционных менеджеров – это сущий кошмар! Это бездонная дыра, в которую уходят бюджеты, вечно неопределенные и сорванные сроки, бесконечные совещания и постоянное переключение внимания между разными видами деятельности. А для молодого руководителя проектов – это настоящее минное поле, по которому нужно не просто пройти – на нем нужно сыграть в футбол! Кошмар длится до тех пор, пока вы не научились управлять проектами.

Менеджеры Kimberly-Clark учились играть в футбол на минном поле, участвуя в марафоне. Знакомим вас с удивительным кейсом, который объединил страны и преодолел языковые барьеры, - с онлайн-курсом «Проектное мышление для операционных менеджеров».

Задача. Обучить непроектных менеджеров вести проектную деятельность. Сформировать правильные установки и подходы к реализации проектной деятельности на рабочих местах, дать необходимый минимум инструментов управления проектами.

Зачем это нужно.

Почему проекты – это сложно? Дело в том, что проектам нас никогда не учили, а они по своей природе очень сильно отличаются от повседневных бизнес-операций. Проблема не в сложности, производственные процессы тоже могут быть очень сложными. Однако производственные процессы повторяются из раза в раз в ходе производственного цикла, а проект требует совершать определенные действия впервые или совершать их по-другому, не так как мы привыкли.

Мы выходим из зоны привычного и попадаем в неопределенность – многие проверенные годами инструменты и методы управления перестают работать. Проектная работа требует иного подхода, которому нужно научиться.

Для комфортного участия в проектах операционным менеджерам необходимо проектное мышление. Курс по проектному мышлению позволяет понять причины, по которым в проектах не работают традиционные инструменты управления, и предлагает работающие альтернативы.

Решение. Провести онлайн-марафон «Проектное мышление для операционных менеджеров».

В марафоне приняли участие HR-специалисты компании Kimberly-Clark, работающие в Москве, а также HR-специалисты, работающие на производстве в Чехии. Таким образом, курс объединил российских и чешских HR-специалистов компании Kimberly-Clark.

В качестве формата был выбран онлайн-марафон. Это был наш первый опыт обучения такой сложной теме как управление проектами в формате марафона. Кейс стал экспериментом для команды обучения и для заказчиков, и привел к ряду важных выводов с обеих сторон.

На роль бизнес-тренера мы пригласили эксперта по управлению проектами с многолетним опытом Георгия Ковалева из дружественной компании PM Kitchen.

«Запрос был нестандартным, – признается Георгий, – это даже не просто онлайн-формат – это онлайн-марафон. Марафон – это ежедневная работа. Студент каждый день получает новую порцию знаний, изучая материал самостоятельно, а задача тренера – грамотно подбирать мотивирующие задания для подкрепления изученной темы и обеспечивать своевременную обратную связь».

Георгий Ковалев знает о марафонах не понаслышке – сам участвовал, причем не в онлайн, а в самых настоящих.

Курс был построен по технологии смешанного обучения и состоял из асинхронных микро-модулей для самостоятельного изучения и синхронных онлайн мастер-классов по отработке полученных навыков.

Постоянная обратная связь осуществлялась через приватные чаты и WhatsApp-канал. Тренер обеспечивал ежедневных контакт, наблюдал за каждым успехом или за каждой сложностью участника, поддерживая и подсказывая «на лету».

Формат марафона требовал постоянного напряженного темпа. Две недели непрекращаемого обучения – каждый день участники должны находить временные и энергетические резервы, чтобы продолжать обучение. Если остановишься – догнать группу будет очень сложно.

«После пропуска хотя бы одного занятия шансов восстановиться практически нет», – объяснил особенности формата бизнес-тренер.

Характер «интенсив» – не единственная особенность курса. В марафоне вместе принимали участие люди из разных стран: HR-специалисты московского департамента компании и HR-специалисты из Чехии, работающие непосредственно на производстве – на одной из фабрик Kimberly-Clark. В ходе обучения нужно было преодолевать также языковой барьер – обучение проходило на английском языке. Это позволяло обеспечить единое информационное поле участникам обеих стран.

Элементом неожиданности стало также то, что в Чехии не работает Telegram – пришлось искать альтернативы.

Еще одной особенностью проекта была оригинальная подача материала – это был скетч-марафон. Вместо презентации бизнес-тренер в ходе обучения рисовал скетчи, объясняя сложные материи буквально «на пальцах». Простые «детские» рисунки позволяют объяснить сложные вещи максимально легко и доступно, упрощая восприятие, но не содержание.

Для подразделения, которое нужно было обучить, это был не первый онлайн-марафон. Его сотрудники уже проходили обучение по созданию презентаций и были в восторге от скетчей. Их также здорово мотивирует формат марафона. Таким образом, обучающий курс стал ярким и необычным именно благодаря идеям команды заказчика, а команда обучения получила интересный челлендж – академическая тема в легкой развлекательной подаче и интенсивном формате.

Как оказалось, такие на первый взгляд несерьезные инструменты как марафон и скетчи продемонстрировали высокую эффективность для достаточно глубокой темы. Мы искренне благодарны компании Kimberly-Clark за готовность смело экспериментировать и за доверие к нам. Для ManGO! Games это далеко не первый проект с Kimberly-Clark, в котором обе стороны – первопроходцы.

Почему такой курс полезен каждому менеджеру?

«Сейчас трудно найти сотрудника, который бы занимался только операционной деятельностью, – объясняет тренер курса Георгий Ковалев, – примерно 90% персонала задействовано и в проектной деятельности. Но от неподготовленного человека сложно ожидать, что в совершенно новых для себя условиях он станет действовать эффективно.

Проблемы встречаются на каждом шагу. У сотрудника оказывается два начальника и непонятны приоритеты, загрузка по основной работе накладывается на проектную».

Процесс подготовки потребовал непростых съемок – это было больше похоже на подготовку короткометражек, чем на простую запись начитки тренером учебного материала для видеороликов. Необходимо было пошагово снимать процесс рисования, над чем пришлось немало потрудиться, ведь каждый час рисования на видео был сжат до 10 секунд, – зато получилось живо и ярко, каждое изображение прочно оседало в памяти. Это стоило того!

«Обычно при записи съемок для видеороликов практически нет постобработки, для данного же проекта каждую сцену пришлось собирать вручную», – вспоминает Георгий.

Подача была своеобразна, но все же самое главное – темы и содержание. Каждая тема вызывала неподдельный интерес, ведь это то, что актуально сегодня практически для каждого. Вот некоторые из тем программы, которые сейчас уже освоены участниками марафона:

• Бизнес-Как-Обычно и Проекты.
• Отличительные характеристики проекта.
• Жизненный цикл типового проекта, устав проекта.
• Что такое успех проекта.
• 4 типа проектов в зависимости от уровня неопределенности.
• Проекты «Рисование по номерам» – водопадная модель, продуктовое планирование.
• Проекты «Блуждание в тумане» – система гейтов, ведение базы извлеченных уроков, управление знаниями.
• Проекты «Квест» – гибкие методы управления проектами, планирование спринта, ретроспектива.
• Проекты «Фильм, фильм, фильм» – быстрые прототипы, А/В-тестирование, мониторинг вовлеченности.
• Управление стейкхолдерами проекта.
• Управление рисками проекта.
• Противодействие сопротивлению в ходе проекта.
• Как запустить свой проект.

Если вы хотите прямо сейчас узнать о разнообразии проектов – Георгий согласился поделиться информацией с читателями блога, читайте в материале «Такие разные проекты. Классификация проектов в 2021-м от эксперта по управлению проектами». А если хотите, чтобы азы проектной деятельности освоили ваши менеджеры – заполняйте форму заказа и получите от нас консультацию, рекомендации и актуальное для сегодняшнего дня обучение. Когда лучше учиться? Когда компании уже нужно реализовать важный и безотлагательный проект!

Учиться «впрок» – не наш подход. Сегодня ради этого сотрудники не согласятся отдавать все силы марафону. Обучение дает свои плоды, если оно нужно прямо сейчас. У наших студентов тоже были реальные рабочие задачи, которые нужно было решить в ходе марафона. Некоторые сотрудники получили реальные задачи по текущим проектам компании – навести порядок в проектной документации, а некоторые получили новые проекты, которые необходимо было инициировать. Обучение было призвано помочь с выполнением этих задач.

Проверка оказалась нешуточной и марафон не был игрой на поддавки. Далеко не все выдержали нагрузку – до финиша дошло только 40% участников. Серьезной проверкой на силу воли для каждого участника стало отсутствие обязательной строгой сдачи проекта руководству в конце марафона – руководство надеялось, что сотрудники найдут в себе достаточно внутренней мотивации. Нашли, но, увы, не все. Марафон проходил на фоне стандартной плотной рабочей загрузки, и вероятно некоторым участникам все же не хватило внешнего стимула. Важный урок для руководителей – помогите сотрудникам справиться с обучением, подыщите все возможные стимулы, чтобы как можно больше участников дошли до финиша и получили радость победы и заслуженную порцию энергии для новых свершений.

«Отставшим» придется освоить материал самостоятельно, доступ к курсу сохранится на несколько месяцев, но индивидуальной обратной связи они получить не смогут – смогут только просмотреть разбор заданий других участников.

Кейс, в котором мы многое попробовали впервые, позволил нам сделать важные выводы:

• Даже сложные темы можно подать в нестандартном формате. Заказчики рискнули попробовать и их гипотеза подтвердилась.
  
  
• Важную роль в марафоне играет групповая динамика и коммуникации между студентами. Когда участник видит в чате не только посты от бизнес-тренера или администратора проекта, но и реакции коллег, это его заряжает, воодушевляет на еще более активное участие и добавляет сил дойти до финиша.
  
  
• Не стоит перекладывать ответственность за мотивацию на самих участников, важно соблюдать условия вовлечения, чтобы получить высокую доходимость до финиша. Чтобы дойти до конца, важна тщательно продуманная система внешней мотивации, в которую стоит включить задачи участникам от руководителя с обязательной защитой в конце обучения.
  
  
• Марафон требует интенсивной поддерживающей коммуникации. Марафон – формат, который сам по себе достаточно изматывающий. У большинства не хватит одной только внутренней мотивации, участников важно обеспечить высокой интенсивностью мотивационного общения тренера с обучаемыми.
  

Учет двух последних пунктов позволит обеспечить доходимость до 90%.

Что такое высокая интенсивность общения тренера с обучаемыми? Это постоянное сопровождение участников, по 50 мини-сеансов общения в чатах в сутки. Тренер зажигает, воодушевляет, напоминает о целях, подбадривает, упрощая своим участием тяжелую задачу, требующую всех сил участника. Это то, чего заслуживают ваши сотрудники и ради чего стоит сделать все возможное. Онлайн-формат не препятствует отличному усваиванию нового материала, скорее наоборот, позволяет нарастить интеллектуальные мускулы гораздо быстрее, чем в очном режиме.

«По силе мотивации поддерживающая коммуникация в марафонах в 3-4 раза выше, чем качество и содержание учебных роликов», – считает Георгий Ковалев, который проверил свое предположение на реальном опыте.

В вашей компании все еще боятся слова «проект»? Закажите обучение в ManGO! Games и будьте с проектами на «ты»!