О навыках общения: как правильно общаться с боссом

В статье:

• Чтобы выглядеть убедительно
• Если топ-менеджер очень занят
• Ошибки при разговоре с начальником
• Как управлять боссом

Если вы хотите научиться общаться так, чтобы выглядеть убедительно и добиваться желаемого, вам стоит посетить тренинг навыков общения, но много полезного можно почерпнуть и из советов, которые мы для вас подготовили. Выполняя их, вскоре вы сами себя не узнаете, а дела значительно поправятся, ведь навыки общения – это то, на чем строится успешный бизнес и успех в любой сфере жизни.

Начнем с важного правила. С высоким начальником следует говорить, используя схему:

• Цель встречи.
• Проблема.
• Факты.
• Варианты решения.
• Почему это сработает.

Эта схема рабочая на 100%. Если таким образом подходить к любому разговору, то в какой-то момент можно самому стать топ-менеджером. Только мало знать, нужно активно практиковать подход. Вот почему тренинги навыков общения, на которых интенсивно на практике отрабатываются модели успешных коммуникаций, не только помогают людям достигать текущих целей, но и со временем меняют их статус.

Чтобы выглядеть убедительно

Несколько советов, которые помогут вам выглядеть убедительно и достичь цели, ради которой вы пришли на разговор с руководителем:

1. Не сосредотачивайтесь на специфике своей должности. Говорите о проекте. Не важно, бухгалтер вы или дизайнер, не имеет значения, что существует определенная специфика работы, которую, возможно, босс не знает до конца. Прежде всего вы люди и работаете над одной задачей, проектом. Говорите о сути задачи и проекта, а не о бухгалтерии или дизайне.

2. Не приходите к начальнику с проблемой – это просто раздражает. Проблему нужно подавать вместе с решением. Обсуждают решение. Принося решение – вы говорите на языке слушателя, просто озвучивая проблемы – только раздражаете.

3. Встреча требует подготовки. Это значит, нужно хорошо знать тему и быть готовым ответить на любые вопросы по теме. Причем, даже в том случае, если на встречу отведено всего 5 минут. «Предугадывать» ход будущего разговора помогают тренинги по навыкам общения, но вы вполне можете совершенствовать себя в этом самостоятельно. Продумайте, какие вопросы вам могут задать, тщательно составьте и отработайте ответы.

4. Сразу озвучьте цель. Как только встреча началась – первым делом озвучьте ее цель. Цель должна быть четко сформулирована (существуют упражнения по составлению целей – это отдельная тема, которой посвящено много материалов и учебных программ). Если вы пришли с презентацией, с первого же слайда объясните, чего вы хотите, желательно без подводок – экономьте время коллегам.

5. Любое утверждение должно подкрепляться фактами. Оценки, мнение – все это не играет роли. Необходимы факты. Недопустимо плохо отзываться о предшественниках, коллегах, конкурентах, партнерах, внешних участниках проекта. Приведем примеры:

• «Дизайн сайта никуда не годится. Я сделал новый вариант, посмотрите». Даже если все так и есть, такой подход не воспринимается всерьез.
• «Сейчас конверсия в заказы на сайте 1%. Мы нашли способ ее улучшить. Первые A/B-тесты новой версии показали 5%.». Такой разговор будет воспринят собеседником, его продолжат слушать. Если фактов еще нет, возможно, тему обсуждать еще рано.

6. Давайте варианты на выбор. Если предполагаете, что ваше предложение могут отклонить, имейте в запасе другой вариант решения, или сразу несколько. Легче выбирать, чем соглашаться на один-единственный предложенный вариант.

7. Помогайте принимать решение. Для этого описывайте, что мы получим в результате внедрения, или что произойдет, если решение затянется. Заботьтесь о том, чтобы человеку было комфортно согласиться. В полной мере этому можно научиться на тренинге по навыкам общения, но самостоятельная практика тоже на многое способна.

Основное, что важно знать о топ-менеджерах, прежде чем отправляться на встречу с «главным», это то, что они не привыкли «проводить время», они предпочитают его использовать максимально эффективно. Им важна цель и польза. Им нужно донести стратегию, а не детали.

Как говорил Ларри Эллисон, владелец «Оракл корпорейшн» и один из самых богатых компьютерных магнатов мира: «Хороший топ-менеджер не вникает в частности, а рассматривает стратегические направления и пути».

Если топ-менеджер очень занят

Как быть, если провести встречу с боссом крайне важно, но он постоянно занят? Возможно, ему нужно представить продукт, возможно, сообщить о возникшей ситуации, которая имеет критичную важность. Как провести первую встречу, чтобы он посчитал важным дать ей продолжение?

Топы вечно заняты, получить их внимание нелегко, они много работают и часто без выходных, поэтому если вам удалось договориться о короткой встрече, она должна пройти максимально продуктивно. Иначе вас никогда не позовут в этот кабинет.

Вместе с тем топ – обычный человек. Его всего лишь нужно заинтересовать. Если вы посещали тренинги навыков общения, то найдете способ войти с ним в контакт. Если только постигаете науку эффективного общения, прислушайтесь к советам экспертов. Специалисты советуют при подготовке к встрече обратить внимание на несколько важных моментов.

1. Дресс-код. Проследите, чтобы у вас был деловой дресс-код – чистая отглаженная деловая одежда, аккуратная стрижка, опрятный вид.

2. Цель встречи. Думаете, цель встречи – продать идею? Нет. Это не должно быть целью первой встречи. Сложные вещи не продаются за 5 минут. Цель первой встречи – заинтересовать. Сформулируйте, что именно хотите получить.

3. Основное сообщение. Вы должны предложить выгоду. Для разных менеджеров интересна разная выгода. Вам нужно сформулировать выгоду именно для топа. При этом важно идеально донести ее.

4. Начало встречи. Не делайте длинных вступлений. После краткого приветствия и передачи визитки можно сразу переходить к делу. Не разбавляйте ваше предложение, четко излагайте суть, после чего остановитесь и внимательно выслушайте. Ни в коем случае не перебивайте. После того как дослушаете ответ, отвечайте на вопросы или задавайте их.

На тренингах по навыках общения учат слушать, вести разговор, задавать вопросы, учитывать статус собеседника и влиять на его мнение. На многих тренингах по общению, переговорам и продажам советуют начинать с «короткого разговора» или с комплимента. Лучше не использовать этот совет, если вы решили испробовать его впервые в 5-минутной встрече с боссом. 

5. Не спешите. Да, у начальника мало времени. Но это не значит, что вы должны тараторить, выдавая максимум информации за короткое время. Помните, что в вашем арсенале не только слова, но и невербальные средства общения, а также принесенные материалы. Покажите начальнику, что вы взяли с собой.

Ошибки при разговоре с начальником

Даже если учесть все рекомендации, изложенные выше, разговор можно испортить, если допустить хотя бы одну из ошибок, представленных дальше.

Как не допустить главных ошибок при общении с боссом:

1. Не будьте категоричными. С руководителем не говорят в тоне: нужно делать так, а не иначе. Руководителю предоставляют информацию или выдвигают предложения, а не учат его жизни.

2. Не будьте излишне эмоциональны. Дело в том, что в момент, когда включаются эмоции, за которые отвечает правое полушарие, левое полушарие, контролирующее логику, притормаживает. Если вы слишком эмоциональны, это воспринимается как неумение логически мыслить, нехватка аргументов, доказательств и пр. или недостаток навыка логически рассуждать. Для контроля эмоций во время разговора посетите тренинг навыков общения – польза от этого будет намного шире, чем умение корректно общаться с начальником.

3. Не перекладывайте ответственность за решение на руководителя. Не стоит спрашивать «что мне делать». Если сомневаетесь в правильно принятом решении, лучше попросите совета.

4. Не нужно быть назойливым. Не стоит постоянно спрашивать у начальника, «правильно ли я понимаю…» или «как лучше поступить…». Ни один руководитель не посчитает такого подчиненного самостоятельным. Но если речь идет о непосредственном начальнике, то и избегать общения с ним не стоит. Лучше, если вы время от времени обозначите свое присутствие. Например, доложите о значимых результатах работы.

5. Не стоит недоговаривать об ошибках. Все рано или поздно станет явным, если не уже известно. Руководители часто знают намного больше, чем может показаться подчиненным. Если вы допустили оплошность – не скрывайте это.

6. Не следует предлагать свою дружбу. Не стоит интересоваться семьей или предлагать помощь в нерабочих вопросах. Это в результате может негативно сказаться на работе. Если что-то пойдет не так в «дружбе», рабочие отношения пострадают очень серьезно.

7. Не проявляйте неуместное смирение. Если босс срывает на вас гнев – вина в значительной мере на вас. Таким образом общаются с теми, кто это позволяет. В конце концов босс тоже человек. Никогда не допускайте перехода на личности. Вы можете прервать босса и сообщить, что признаете свою вину, но это не дает ему права оскорблять вас. Можно поступить и хитрее: переключить внимание на другое, отвлечь босса. Главное, не позволить ему продолжать общаться с вами в подобном ключе.

8. Не говорите о повышении зарплаты без аргументов. Если вам кажется, что ваша зарплата слишком низкая – это еще не аргумент. Повышение зарплаты предполагает изменение ранее достигнутых соглашений между вами и работодателем, а это имеет негативный контекст. Но если причины есть, например, за вами числится какое-либо достижение, прибыльное для компании, или серия таких достижений, стоит связать с этим желаемое повышение. Как лучше преподнести свое ожидание – можно узнать на тренингах по навыкам общения. Такие тренинги скорей всего лишили бы вас необходимости изучать все представленные в этом материале советы, поскольку «рецепт» успеха был бы уже при вас.

Как управлять боссом

С руководителем не только можно договориться о выгодных для вас условиях, на руководителя можно влиять. Для этого нужно научиться предугадывать действия начальника. Как минимум, в успехе уверен автор книги «Как управлять своим начальником» Гонзаго Дюфор, бывший руководитель латиноамериканского филиала Philip Morris. В своей книге он предложил нам классификацию начальников вместе с «руководством действий» при каждом из вариантов. Приведем только несколько.

Тип начальника «Хам». Неприятный тип, который любит усыпать руганью подчиненных. Не каждый способен с таким работать, но помимо деструктивной ругани можно разглядеть и важные профессиональные навыки. Работая с таким человеком, нужно научиться пропускать мимо себя первое, и присматриваться ко второму. Как вести себя с таким? Не соглашаться на все подряд, не пытаться помочь боссу в его задачах, сохранять спокойствие, задавать уточняющие вопросы. Хотите повышения – намекните о конкуренции (вами заинтересовалась другая компания).

Тип начальника «Теоретик». Любит ссылаться на великих, обожает распорядок и каталогизирование. Теряется в кризисных ситуациях. Работать с таким начальником – значит не опаздывать, соблюдать правила и порядок, активно предоставлять таблицы, отчеты и сводки. Хотите повышения – дайте начальнику еще больше диаграмм и докладов.

Подробнее о том, как ладить с разными типами начальников и даже извлекать при этом пользу, можно прочесть в книге. Следите также за нашим блогом, мы продолжим публикации на эту тему. Хотите узнать о продолжении публикации о классификации начальников по Гонзаго Дюфор – подпишитесь на рассылку на этой странице внизу.