Лучшие кейсы по удаленному онбордингу сотрудников

В статье:

• Удаленный онбординг: признаки некачественного онбординга и причины ухода в период адаптации
• Удаленный онбординг: чем отличается от онбординга в офисе
• Кейс для удаленных айтишников от компании inDriver
• Кейсы онбординга от LOréal, «Додо Пицца», Lamoda, Disney, которые приживутся в удаленном онбординге
• Идеи для удаленного онбординга

Некачественная адаптация плохо влияет на бизнес, независимо от того, в онлайне работают сотрудники или в офлайне. Удаленный онбординг тоже может быть успешным и наоборот.

Удаленный онбординг: признаки некачественного онбординга и причины ухода в период адаптации

Если онбординг некачественный, это можно понять по таким признакам:

• Ценные специалисты уходят в течение 45 дней после появления в компании.
• Новенькие неохотно приступают к своим задачам.
• Новички не участвуют или без охоты участвуют в корпоративных мероприятиях, не проявляют инициативу.
• Сотрудники не развиваются в рамках компании.
• Сотрудники получают новые навыки, не связанные с должностью.
• Бизнес перестает развиваться.
• Бренд работодателя начинает разрушаться.

Как сами сотрудники объясняют причины своего ухода в период адаптации?

Ожидания не совпали с реальностью

Описание вакансии или будущей роли, описанной в ходе собеседования, не совпали с реальностью. Даже не имеет значения, лучше или хуже оказалось: некоторым важно не чувствовать себя обманутыми. По данным исследований, 25% сотрудников признались в том, что получили недостаточно соответствующее реальности описание своей будущей должности. Только 40% подтвердили, что получили обязанности, совпадающие с описанием вакансии.

Для будущего сотрудника адаптация начинается еще с момента первой встречи с представителем компании. Информация, полученная во время этого разговора не должна идти в разрыв с тем, с чем он встретится, приступив к должности.

Не получилось влиться в коллектив

Чаще всего причина ухода – не рабочие задачи, а отсутствие адаптации к коллективу. 49% новичков, опрошенных в ходе одного из исследований, считают, что адаптации помогает обзаведение другом на новой работе. Чтобы сохранить новеньких, целесообразнее сфокусироваться не на задачах, а на построении коммуникаций внутри команд.

Недостаточно поддержки

Лучше не утомлять новичка большим количеством обязанностей в первые месяцы работы, а организовать обучение в группах таких же новеньких. Адаптацию лучше всего проводить для нескольких новеньких сразу, в том числе при удаленном онбординге. Лучшие кейсы по удаленному онбордингу учитывают значение адаптации в группах среди таких же новоприбывших. Альтернативой может быть ментор или наставник, прикрепленный к новичку.

Удаленный онбординг: чем отличается от онбординга в офисе

В удаленном режиме онлайн-митинги заменяют сотруднику митинги в офисе и знакомство с офисом и компанией. Личные знакомства приходится заменять онлайн-звонками, а корпоративы заменяют играми онлайн.

В лучших кейсах по удаленному онбордингу используются следующие инструменты:

• Для быстрой коммуникации: Telegram, Slack, WhatsApp, Facebook Messenger.
• Для автоматизации онлайн-онбординга: боты Plop и Leo в Slack, AI Partner в Telegram.
• Для обратной связи: опросы HRM-системы, Google Forms, LMS-системы.
• Для поддержания командного духа: онлайн игры «Крокодил», «Мафия», «CODENAMES», «Alias».

Особенно сплочают игры онлайн. Не зря команды геймеров самые сплоченные.

Рассмотрим реальные кейсы.

Кейс для удаленных айтишников от компании inDriver

В айти-компаниях новеньких принято встречать тремя возможными способами. Первый – самый суровый: бросили в воду, если выплыл – наш человек, а не смог – надо было учиться плавать заранее. Второй – оставить человека наедине с задачами и инструментами: сам разберешься. Для технических специалистов еще куда б ни шло, но для многих других профессий – это серьезное испытание, которое не каждый проходит. И третий вариант, который в отличие от предыдущих можно назвать онбордингом: новичков целенаправленно занимают, погружают в устройство компании и команды.

Важно учесть социальный аспект и дать возможность общаться, познакомить с командой, показать друг друга в неформальном общении.

Знакомство с командой

Представляя команде нового сотрудника, в ходе первой онлайн-встречи с его участием больше времени отводят неофициальной части, говорят о хобби, знакомятся с интересными фактами о новеньком. Хорошо, если человек сможет рассказать о своих интересах сам, а если он окажется не готов – можно рассказать о ярких моментах с его прошлой работы.

Если в обычной жизни в офисе человек смог бы поделиться некоторыми фрагментами своей жизни с коллегами возле кофе-автомата или за ланчем, в дистанционном режиме такой возможности нет, а потребность остается.

Знакомство с компанией

Независимо от того, насколько большая ваша компания, покажите новичку проект, с которым он будет работать, и объясните, кто и какими задачами сейчас на проекте занимается. Помогите ему понять основные взаимосвязи, иначе, знакомясь с проектом самостоятельно, он не сможет правильно расставить приоритеты. Где это возможно, потратьте больше времени на живое общение. Новичок должен понять, что является самым важным для проекта, а что – второстепенным.

Где искать нужные данные

Доказано, что на удаленке люди более продуктивны, потому что их никто не отвлекает. Но так происходит в случае, если у них есть все необходимые данные. Иногда в офисе можно подойти прямо к «источнику данных» и получить ответ. На удаленке так не получится. А новенький может стесняться отвлекать. Самостоятельный поиск информации займет много времени. Поставьте себя на место новенького, продумайте, какая информация ему может понадобиться и дайте четкую и полную инструкцию, где и в каком случае нужно искать все необходимые данные. Включите в инструкцию контакты – о чем и у кого можно просить. Можно также добавить контакт того, кто подскажет, где и что найти.

Культура наставничества: buddy

Идеальным для удаленной работы будет подход работы с напарником (buddy). Buddy – сотрудник, назначенный для поддержки новичка. Он будет отвечать на все возникающие вопросы по погружению в проект и компанию. Он также подскажет, как в компании принято общаться, что ценится – познакомит с культурой компании. «Buddy» должны любить свою роль, уметь задавать конкретные вопросы, а не просто спрашивать «нет ли проблем», хотя иногда новенькие рады и такому вопросу.

Знакомство с проектом

Чтобы ввести в курс дела, лучше провести технический брифинг по проекту, разделив его на несколько встреч.

В первой – общие моменты, в следующей – вопросы взаимодействия с другими отделами и т.д. Подберите задачи, не требующие удаленного согласования. Дозируйте количество новых терминов и объясняйте каждый. Поначалу давайте парные задания, чтобы получалась кооперация. Это поможет быстрее встроиться в ритм команды.

На удаленке больше неопределенности, важно минимизировать это чувство. Лучше всего бороться с чувством неопределенности помогает план. Составьте для новичка план, в котором будут четкие задачи, детали и цели. Особенно важно прописать цели и ожидания от новичка на испытательном сроке.

Как понять, что удаленный онбординг прошел успешно?

У новичка должно сформироваться понимание проекта как общего механизма, части которого создали конкретные живые люди, с которыми он уже знаком и многое о них знает.

В компании inDriver принято проводить обсуждения членов команды, где они делятся с руководителем опытом взаимодействия с новеньким и общими впечатлениями, обсуждая, как упростить новичку погружение в команду. У каждого задача – познакомиться и пообщаться. Если собравшиеся на вопрос о взаимодействии с новичком отвечают «Работу работал, мне не мешал», то процесс онбординга еще не совершенен – стоит дорабатывать.

Кейсы онбординга от LOréal, «Додо Пицца», Lamoda, Disney, которые приживутся в удаленном онбординге

В LOréal в первый же день для новичков проводят welcome-тренинг, где знакомят с историей бренда, продуктами и культурой компании, устраивают игры и конкурсы.

Сеть пиццерий «Додо Пицца» ведет welcome book – справочник для новичков, который рассказывает о структуре, истории, условиях работы в компании. О ценностях компании рассказывает «Додо книга» на примерах реальных историй сотрудников.

Lamoda практикует наставничество (описанные выше buddy). Старший напарник вводит новенького в курс дела.

В Disney новичку приходит приветственное письмо от генерального директора, с которым он может пообщаться раз в месяц лично. После каждой встречи стажер отмечает выполненное не галочкой, а закрашенным Микки Маусом.

При переходе в удаленный режим компании составили онлайн-чеклисты и видео-гайды по работе с инструментами, которые понадобятся новым сотрудникам.

Идеи для удаленного онбординга

Вот как заменили очные онбординговые мероприятия на онлайн-решения компании из Кремниевой долины:

• До пандемии компания Nimbus Therapeutics бесплатно кормила сотрудников и предлагала им абонементы в спа-салоны. При переходе на удаленный режим компания учит сотрудников играть на укулеле в Zoom по несколько раз в неделю.
• Компания Rome Therapeutics организует для сотрудников бесплатные стендап-шоу и онлайн мастер-классы по кулинарии.
• Многие компании дарили новеньким подарки в первый день работы, сейчас дарят подписку на Netflix, отправляют посылкой шейный массажер и умные колонки.

И еще несколько идей, которые пригодятся для планирования онбординга в удаленном режиме:

• Назвать первый день квестом, и пройти чеклист в сопровождении наставника.
• Создать метрику 30-60-90 по результатам освоения новеньким особенностей работы за первый месяц, два и три месяца, строго прописать критерии успеха.
• Давать обратную связь с установленной периодичностью.

Самое главное для удаленного новенького – поддерживать эмоциональный контакт с сотрудниками и получать обратную связь.