Как часто нужно измерять производительность труда: статистика и советы

Мы уже писали об управлении производительностью в разных странах, поговорим теперь, как происходит измерение производительности в разных компаниях.

Многие компании задавались вопросом, насколько важно измерять эффективность производства и производительность труда. В связи с этим HR-платформа Hibob провела опрос: разные компании отвечали на вопросы на тему измерения производительности.

Что известно об измерении производительности в разных компаниях

Исследователей интересовало, как в разных компаниях измеряется производительность, насколько важны периодические проверки производительности, с какой периодичностью их нужно проводить.

Опрос включал, в частности, такие вопросы:

• Как вы измеряете производительность.
• Как производительность влияет на то, как вы управляете персоналом.
• Насколько точно вам удается измерить производительность.
• Насколько вам удается понять, выполняются ли меры по повышению производительности.
• Получают ли сотрудники достаточно обратной связи при выполнении программ по повышению производительности.
• Почувствовали ли вы недостаток информации для замеров производительности.

Чтобы измерять производительность, нужно иметь данные. Каждая компания сама для себя решает, какие данные и как собирать. Достаточно ли у компаний данных для замеров? Оказалось, что большинству компаний для измерения производительности данных хватает.

Результаты опроса показали, что 71% респондентов имеют достаточно информации для периодических измерений производительности. Остальная часть опрошенных призналась, что:

• Им не хватает четких целей и задач, поэтому с измерениями возникают трудности.
• Менеджеры недостаточно инициативны, чтобы собирать фидбек от сотрудников.
• Документирование в компании ведется непоследовательно, что не позволяет обеспечить полноту данных.

86,5% опрошенных считают, что установка целей является ключевым компонентом в измерении производительности. Как они это объясняют:

• Людям важно знать, зачем и с какой целью они работают и куда движутся. Для каждого члена команды ценно понимание четкого направления.
• Если нет цели, невозможно измерить производительность.
• Постановка цели позволяет задать ожидания с обеих сторон.

73% опрошенных осознали, что у них есть детальное понимание того, какова структура производительности их предприятия.

Задавался также вопрос, как часто участники опроса проводят замеры производительности. Вот какие результаты были собраны:

• 35,2% делают замеры производительности раз в год.
• 34,2% каждые полгода.
• 9% раз в месяц.
• 21,9% непрерывно, по ходу работы.

Есть мнение, что если больше платить, то производительность автоматически будет выше. Но опрос предположение не подтвердил: это оказалось справедливым лишь для части опрошенных. 

На вопрос, связано ли в компании обсуждение производительности напрямую с обсуждением заработной платы, ответ «да» дали только 32%, а 68% – дали ответ «нет»: производительность прямо не связана с зарплатой.

63,9% верят, что производительность и обратная связь важны для сотрудников.

62,2% верят, что производительность и обратная связь важны для эффективности бизнеса.

На вопрос, что, по всей вероятности, больше всего мотивирует ваших сотрудников, много вариантов одновременно заняли высокие позиции – 4 из 5, с небольшим преимуществом в пользу вариантов «Ощущение своей ценности» (5 из 5) и «Социальный пакет» (4,5 из 5). Это позволяет сделать определенные выводы.

Вот как выглядит весь список самых важных факторов производительности:

• Зарплата.
• Соцпакет.
• Ощущение своей ценности.
• Обучение и развитие.
• Работа в окружении приятных людей.
• Успех компании.

На вопрос, насколько гибок ваш текущий инструмент управления производительностью, были получены следующие ответы:

• Не очень – 12,9%.
• Недостаточно гибок – 15,5%.
• Адекватно – 42,9%.
• Достаточно гибок – 22,3%.
• Очень гибок – 6,4%.

Как измеряют производительность офисных сотрудников

Понимая, что производительность важна для сотрудников и для эффективности бизнеса, каждая компания находит свой путь измерения производительности. С этим возникает ряд трудностей. Часто руководитель, поставив задачу, может зафиксировать только следующие моменты:

• Выполнена ли работа в срок.
• Удовлетворителен ли результат и каково его качество.

Вопросы, сколько времени было потрачено на работу, насколько усердно ее выполняли, так и остаются без ответов. На тренингах по управлению персоналом можно обучиться некоторым приемам управления производительностью, которые особенно актуальны для больших организаций. В крупных компаниях, в отличие от маленьких коллективов, во-первых, очень трудно отследить «на глаз» эффективность работы сотрудников, во-вторых, рост производительности может существенно повлиять на эффективность всего предприятия.

Основные вопросы, которые возникают у руководителей крупных предприятий с большим количеством линейных сотрудников:

• Насколько продуктивны сотрудники.
• Каким способом можно повысить их продуктивность.

Одним их способов ответа на эти вопросы может быть следующее вычисление:

1. Взять время, отработанное сотрудником.
2. Поделить его на результат труда сотрудника за это время.
3. Получим производительность за единицу времени, например, количество звонков в час.

Но для того, чтобы это осуществить, нужно научиться измерять время и результаты труда. Во многих компаниях научились измерять результат труда, используя KPI, планирование и другие способы.

Как оказалось, больше сложностей возникает с измерением времени, поскольку просто ограничиться рабочими часами недостаточно. Несколько сотрудников могут выполнить за день один и тот же объем работ, затратив на работу разное количество времени. Для определения, на что уходит время сотрудника, используют метод фотографии рабочего дня, системы измерения рабочего времени, отчеты, опросы и другие инструменты.

Рассмотрим измерение производительности на примере учета рабочего времени с помощью фотографии рабочего дня.

Предположим, в отделе работает несколько человек, которые готовят и загружают в базу документы. Результат их работы измеряется количеством документов. Норма – по 10 документов в течение рабочего дня.

Все сотрудники загружают по 10 документов в день. Казалось бы, руководителя ничего больше не должно интересовать. Однако у руководителя могут возникнуть такие вопросы:

• 10 – это максимальное количество, которое может загрузить один сотрудник в день?
• Сколько времени уходит на загрузку одного документа?
• Как можно добиться более высоких результатов?

Используя фотографию рабочего дня (фиксирование времени выполнения каждой операции на протяжении всего дня), выясняется, что один сотрудник на работу с документами потратил 8 часов (все рабочее время), а другой всего 4. Выходит, для некоторых сотрудников 10 документов – максимум, а для некоторых только половина из возможного.

Однако, это не значит, что первые ленивы или плохи: они трудолюбивы, упорны, и существуют причины, почему они делают работу медленнее. Выясняя причины, может оказаться, что они хуже знают программу, медленно печатают, или делают работу качественнее в отличие от сотрудников второй группы. В первом случае нужно провести обучение для медлительных сотрудников, во втором – для более быстрых.

Как использовать результаты замеров производительности

Существуют тренинги по управлению персоналом, где можно обучиться методам и инструментам сбора информации, которая может стать источником для принятия решений по оптимизации труда.

Если группа сотрудников имеет все возможности работать быстрее, но не стремится к этому, значит, ей недостаточно мотивации. В любом случае, зная реальную производительность, можно делать выводы и искать решения.

Измерение производительности может помочь обнаружить целые отделы с избытком или недостатком нагрузки, принять меры по повышению эффективности и мотивации, наметить дальнейшие шаги исследования обнаруженных «узких мест». На базе результатов измерения производительности можно установить другую норму, сегментировать норму для новичков и опытных и т.д. Иногда для обнаружения необходимости в замерах достаточно даже не проводить сложные измерения, такие как фотография рабочего дня и пр., а просто проанализировать выполненный объем работ отделов или отдельных сотрудников.

Важно не только собрать информацию, но и грамотно ее интерпретировать, а еще важнее – грамотно выбрать методы повышения эффективности. К примеру, обучение, назначенное персоналу с низкой мотивацией, будет неэффективным, тогда как мероприятия на сплочение коллектива могут поднять мотивацию и сформировать крепкие команды. Мы уже писали о случаях, когда тренинги будут бесполезны или даже вредны, разбирались с опытом повышения производительности за счет мотивации, рассказывали, почему работая в команде каждый сотрудник становится производительнее, в нашем портфолио есть примеры успешных командообразующих игр.  

Организация тимбилдинга как метод повышения производительности

В свете рассматриваемой темы нельзя не вспомнить о важном методе повышения производительности, о котором часто забывают. Это организация тимбилдингов. Ранее мы уже писали о том, что такое тимбилдинг, в каких случаях будет полезен и почему стоит доверить его организацию ManGO! Games.

В любом коллективе важна психологическая атмосфера, о чем свидетельствуют и приведенные выше результаты опроса. Там было отмечено, что ощущение собственной ценности для сотрудников имеет первостепенную роль и самое высокое влияние на производительность. Дружная команда позволяет получать такое ощущение и усиливать его.

Роль предприятия, которое хочет влиять на человеческий фактор для увеличения производительности труда – наладить коммуникации внутри компании. Организация тимбилдинга позволяет решить эту задачу.

Основатель концепции тимбилдинга Элтон Мейо, в свое время изучив влияние различных факторов на производительность труда в компании Western Hawthorne Works, доказал, что социально-психологические факторы оказывают более сильное воздействие на производительность труда сотрудников, чем любые другие факторы. Тогда после ряда экспериментов и выводов он пришел к идее тимбилдинга как к решению задачи повышения производительности самым оптимальным и здоровым путем. Тимбилдинги и другие подобные мероприятия, повышающие ощущение собственной важности и значимости, неизменно и естественно приводят к укреплению психологического здоровья, повышению интереса к работе, и, как следствие, к более высокой производительности.