Интерактивная фасилитация по обмену лучшими практиками отделов снабжения между российскими угольными компаниями СУЭК и РУК

Задача: Организовать и провести интерактивную фасилитацию по обмену лучшими практиками в управлении закупками между двумя угольными компаниями.

Предпосылки:

В компании СУЭК действует программа развития кадрового резерва для подготовки руководителей. Под особым вниманием формирование кадрового резерва по двум направлениям — отдел закупок и руководство в регионах.

СУЭК осуществляет большое количество закупок сырья, материалов, спецодежды, техники и пр., и от грамотного управления закупками зависит эффективность всей компании. Поэтому люди, которые управляют закупками компании, должны иметь высокую квалификацию как руководители.

ManGO! Games организовала обучение руководителей в регионах. Смотрите кейс об этом.

Повысить эффективность отдела закупок в компании решили в необычном формате. Идея родилась у директора по закупкам СУЭК и заключалась в обмене опытом с компанией, у которой подобные бизнес-процессы, проблемы и задачи. Обмен лучшими практиками в управлении закупками между двумя схожими компаниями может иметь мощный синергетический эффект. Такой компанией стала РУК.

Решение:

В качестве решения выбрали формат конференции между двумя угольными компаниями.

Как это было:

Командой ManGO! Games был разработан сценарий после предварительного сбора информации у участников путем электронных опросов. С привлечением ивент-агентства была разработана программа масштабного мероприятия, рассчитанного на несколько дней. Программа включала фасилитационные сессии, деловые игры, посещение шахт, обогатительных комбинатов, очистных сооружений и прочих объектов предприятий.

Участники, специалисты по закупкам, были разделены на пять ключевых направлений по группам закупок. Конференция началась с выступления руководителей, которые поделились стратегиями предприятий, после чего специалисты разных направлений делились лучшими практиками в своей работе.

С помощью заготовленного реквизита участники отмечали, какие идеи возьмут в работу, какие им понравились больше всего, в чем сходства и отличия. Компании узнали друг о друге много интересного и полезного. Например, оказалось, что в РУК внедрили вендинг, что повысило эффективность работы предприятия, а в СУЭК есть чему поучиться в организации складских помещений и т. д.

Конференция включала ряд фасилитационных сессий, которые заняли полтора дня. После конференции была проведена деловая игра по переговорам — теме, важной для всех участников. В качестве основы была взята деловая игра «Зима близко», которая закончилась переговорным чемпионатом.

Остальное время было выделено под экскурсии по производству, которые проводились в бенчмарк-формате, после чего была проведена итоговая фасилитационная сессия с составлением персональных экшн-планов.

Результат:

Конференция послужила началом дружбы между двумя компаниями, проложив горизонтальные связи. Фасилитация помогла выявить точки соприкосновения, в которых закупщики могут договориться между собой и в определенных ситуациях выступать единым фронтом.

Обе стороны наши для себя пути оптимизации процессов на примере удачного опыта другой компании. Таким образом, каждая компания получила конкретные проверенные идеи для внедрения, сэкономив себе массу времени на поиски решений, а также — незабываемые эмоции и новых друзей.

Команда ManGO! Games в свою очередь добавила в свою коллекцию фасилитацию, соответствующую 4-му уровню эффективности по системе Дональда Киркпатрика, поскольку в ходе фасилитационных сессий была произведена оценка экономической эффективности найденных идей.