Расширение возможностей онлайн-формата и навыков фасилитации в условиях удаленного режима. Кейс ManGO!Games

Задача: Научить участников фасилитировать обсуждения в удаленном режиме, познакомить с инструментами интерактивного онлайн-взаимодействия.

История:

На протяжении долгого времени команда ManGO! Games проводит периодические бизнес-встречи для обсуждения актуальных вопросов в сфере развития и обучения персонала. Вынужденно перейдя в онлайн-формат, мы начала искать пути максимально эффективного взаимодействия со своей постоянной аудиторией.

Решение:

Первая встреча с удаленными участниками была посвящена запуску дистанционного взаимодействия и прошла в формате знакомства + обсуждения в мастер-майнд группах. Вторую встречу мы решили провести в активном обучающем формате – онлайн-тренинг. В отличие от традиционных вебинаров, это формат, требующий участия, а не просто наблюдения, а после его посещения остаются навыки, а не только теоретические знания. Для нас это принципиально важный момент. Исходя из потребностей аудитории, этот тренинг был призван научить использовать технологии фасилитации в онлайн-режиме.

Как это было:

Участников оказалось больше, чем мы могли предположить, больше 100, поэтому мероприятие пришлось проводить еще раз – «на бис». Тренинги более эффективны, когда проводятся небольшими группами. И все же, несмотря на такое количество, все участники онлайн-тренинга имели возможность поработать в мини-группах – это было как методологическим инструментом обучения, так и предметом освоения, поскольку мы как раз обкатывали навыки работы в мини-группах.

В сопровождении двух ведущих участники осваивали секреты вовлечения, варианты активности, организацию процесса быстрого поиска группового решения в режиме онлайн.

Ход мероприятия:

С самого начала участники получили рабочую тетрадь, в которой были все необходимые для прохождения тренинга материалы и ссылки на используемые инструменты.

Участники узнали о технических требованиях к фасилитации онлайн и приступили к практическому освоению платформы Zoom, на которой проводилось мероприятие. Даже те, кто ранее использовали эту платформу для видеоконференций, смогли расширить или упорядочить свои знания о ее возможностях. Шли по заранее прописанному плану: Задание 0, Задание 1 и далее по списку.

Начали с простого:

• реакции в «зуме» – поднять руку, поставить «лайк»;
• использование зум-чата;
• знакомство с виртуальной доской Mural – создание своего стикера.

Каждый шаг был строго расписан, участники шли шаг за шагом по установленному плану, осваивая сначала техническую часть, а после – методику, используя свежеосвоенные технические инструменты.

Так же пошагово были практически освоены основные блоки работы онлайн-тренинга:

• Методы и техники фасилитации в онлайн.
• Групповая динамика.

Онлайн-тренинг демонстрационно познакомил участников только с некоторыми составляющими общего онлайн-курса ManGO! Games «Фасилитация», который состоит из 4-х сессий по 2 часа каждая.

Полностью программа онлайн-курса «Фасилитация» дает больше знаний и навыков о дистанционной фасилитации:

– Определение фасилитации.

• Какие задачи решает.
• Где используется.

– Внутренний фасилитатор

• Кто он такой.
• Компетенции: ИТ, методологические, работа с группой, администрирование.

– Основные блоки работы

• Снятие запроса с ДПР. Какого результата ожидаем?
• Этапы онлайн-сессии.
• Создание сценария онлайн-фасилитации.
• Открытые сессии.
• Методы и техники фасилитации в онлайн.
• Групповая фасилитация.
• Визуализация в онлайн.

– Итоги

Заказать полный курс по фасилитации или индивидуальную программу онлайн-обучения можно, заполнив форму ниже.

На протяжении всего тренинга производились замеры вовлеченности, благодаря которым тренеры и вся группа могли знать, насколько все присутствующие «на подъеме» и готовы активно взаимодействовать в рамках решения поставленных задач. Замеры проводились с использованием онлайн системы опросов Surveygizmo. Знание степени вовлеченности помогает каждому стремиться поддержать друг друга и помочь справиться с возникающими преградами, снижающими этот показатель. Участники открыто обсуждали факторы снижения или недостаточной степени вовлеченности и учились их минимизировать.

Поддержка пользователей осуществлялась в рабочем WhatsApp-чате.

После разминки с фигуркой из спичек, которая в свою очередь служила фактором вовлеченности по принципу «задействовать максимум органов чувств», участники распределились по комнатам, где мини-группами решали кейс-дилему, находили, оформляли и потом представляли всем участникам свое решение и аргументацию. Виртуальные комнаты – это стандартные возможности Zoom. Каждая группа выбирала командира и принимала решение с использованием виртуальной доски Mural, основные и необходимые для фасилитации приемы работы с которой были освоены в начале тренинга.

К виртуальной доске Mural и в режим мини-комнат участники возвращались во время онлайн-тренинга несколько раз в рамках заданий тренинга. Второй раз участники группы уже знали друг друга и работали слаженнее, к тому же используемый инструментарий был уже освоен и во второй раз появилась возможность закрепить навыки.

По результатам обсуждений была изучена и закреплена теоретическая часть, которую было несложно усвоить, опираясь на только что полученный реальный опыт.

Используя полученные навыки, участники в группах искали решение актуальных задач – строили стратегию онлайн-работы в своих компаниях и подразделениях. Озвученные в общей конференции находки каждой мини-группы станут идеями для внедрения всеми участниками в своей реальной практике.

В конце участников ждал сюрприз – викторина на базе платформы Quiz, с которой постоянные гости бизнес-встреч ManGO! Games знакомы по предыдущей встрече, посвященной быстрому запуску работы удаленной команды. Викторина помогла повторить и закрепить новые знания. Получилось эмоциональное и динамичное сражение, победитель которого получил реальный приз – полезную книгу о цифровой революции.

Результат:

По окончанию каждый участник получил:

• Алгоритм проведения обсуждения и согласования в онлайн-формате.
• Чек-лист по проведению обсуждения онлайн.
• Сценарий проведения этого тренинга.
• Вспомогательные материалы.
• Отчеты мероприятия.

И, главное, опыт участия в онлайн-обсуждении с использованием эффективных методов и бесплатных технических возможностей.

Участники много чему научились, но больше всего оценили атмосферу. Похоже, это неправда, что харизма ведущих недоступна онлайн, приходите на наши встречи, чтобы лично убедиться в этом! В завершение участники дали обратную связь, описав плюсы и минусы тренинга.

Участникам понравилось:

• Наличие разных платформ, их смена как инструмент вовлечения.
• Возможность работать в мини-группах.
• Использование интерактивной доски.
• Степень вовлечения, драйв и энергетика ведущих.
• Предложенные digital-инструменты живого общения и генерации идей.
• Максимум практики.
• Финальная игра.
• Качественная ИТ-поддержка, оперативная помощь.
• Новые инструменты.
• Профессионализм организаторов.
• Слаженность при распределении на группы и переключении между заданиями.
• Полная включенность и польза, которой даже не ожидали от онлайн-мероприятия.
• Подбор инструментов.
• Использование сразу нескольких инструментов и каналов взаимодействия.
• Обмен опытом.
• Приз в конце.

Собрать такую детальную обратную связь позволил финальный опрос участников, которые оставались с нами до конца с высокой степенью вовлеченности. Нам было приятно знакомиться с положительными отзывами. Однако были еще более ценные для нас отзывы – пожелания по улучшениям. Мы не замедлили воспользоваться и учли их уже на повторном проведении того же мероприятия, на которое в первый раз не смогли попасть все желающие.