Как выявить потребности в обучении

В статье:

• Этап 1. Анализ деятельности предприятия (подразделения, проекта) и выявление потребностей в обучении
• Этап 2. Сбор мнений и корректировка потребностей
• Этап 3. Выявление индивидуальных потребностей в обучении
• Этап 4. Консолидация плана обучения
• Мотивация к обучению
• Виды обучения и степень восприятия информации
• Обучение как мотивация

Предлагаем пошаговую инструкцию определения потребностей в корпоративном обучении персонала, проверенную на практике.

Этап 1. Анализ деятельности предприятия (подразделения, проекта) и выявление потребностей в обучении

На первом этапе анализируем деятельность предприятия или подразделения, проекта – структурной единицы для которой выявляем потребность в обучении.

1. Анализируем нормативные документы. У каждой структуры есть основной документ, на основании которого структура действует. Это может быть положение о деятельности подразделения, концепция и прочие документы. Сначала изучается такой документ. К примеру, если это подразделение, изучаем положение о подразделении с целью выявления необходимых компетенций сотрудников для достижения целей деятельности подразделения. В результате нужно получить укрупненный перечень направлений деятельности и ключевые компетенции (умения и навыки) по каждому направлению.

Такой анализ нужно проводить при создании структур, изменениях в структурах или их стратегиях, или раз в полгода. Анализ можно проводить путем интервью руководителей самых крупных и значимых направлений. К участию в беседе нужно пригласить руководителя учебного подразделения (если есть) или руководителя кадровой службы, которые отвечают за проведение корпоративных мероприятий, принимают решения по корпоративном обучении персонала и планируют обучение.

2. Анализируем проблемы. Изучаем показатели деятельности, сроки выполнения этапов, текучесть персонала и прочие показатели, а также принятые решения по поводу этих показателей, на основе чего определяем наличие проблем. Результатом этого шага будет перечень существующих проблем.

3. Анализируем предыдущее обучение. Если ранее проводилось обучение, анализируем его результаты. Собираем список замечаний и пожеланий сотрудников, которые уже обучались и будут обучаться.

Этап 2. Сбор мнений и корректировка потребностей

Периодически (обычно раз в год) организуется анкетирование среди руководителей и сотрудников. Выборочно проводятся интервью по вопросам анкеты. Результаты анкетирования обычно позволяют получить достаточно информации для составления предварительного списка тем для обучающих мероприятий в рамках корпоративного обучения персонала.

Этап 3. Выявление индивидуальных потребностей в обучении

1. Работаем с новыми сотрудниками. Периодически анализируем результаты:

• Собеседований.
• Тестовых заданий при приеме на работу.
• Результатов адаптационного периода новых сотрудников.

Анализ проводится на предмет существующих проблем b потребностей в знаниях. Проблемы сортируются по приоритетам.

2. Анализируем движение персонала. Раз в квартал анализируем планируемые перемещения внутри структуры, намечая необходимые обучающие мероприятия для адаптации на новых позициях.

3. Анализируем результаты и качество работы персонала. Ежегодно проводим оценку работы сотрудников путем аттестации или используя другую форму оценивания персонала. Выявляем потребности в индивидуальном обучении на основании заявок руководителей сотрудников, которым необходимо организовать обучение.

Этап 4. Консолидация плана обучения

1. Обобщаем результаты анализа потребностей. На основе собранных данных составляем предварительный перечень мероприятий по корпоративному обучению персонала и список тем внешнего обучения.

Таким образом для составления плана мероприятий необходимы:

• Укрупненный перечень ключевых компетенций.
• Список текущих проблем.
• Список замечаний и пожеланий участников проведенного ранее обучения.
• Список пожеланий и предложений, собранных в ходе процедуры приема на работу и адаптации новичков.
• Список идей по обучению на основе регулярного оценивания сотрудников.
• Предварительный список тем обучающих мероприятий на основе пожеланий, собранных в ходе анкетирования руководителей и сотрудников.
• Список дополнительных мероприятий по индивидуальным потребностям в обучении.
• Перечень текущих проблем, выявленных руководителями.

2. Определяем приоритеты. Для составления плана определяем приоритеты в обучении согласно приоритетам компании. На основе проработанных таким образом списков составляем основу плана обучения.

Мотивация к обучению

Есть компании, в которых сотрудники не сообщают о потребности в обучении, поскольку у них недостаточно мотивации или в компании не развита культура корпоративного обучения. Подобное бывает в компаниях, где проведение корпоративных мероприятий скорее исключение, чем обычное явление. Как изменить ситуацию?

Необходимо проводить подготовительную работу с персоналом, объяснять сотрудникам, зачем нужно обучение компании и прежде всего самому сотруднику.

Обучение – это приобретение новых умений и навыков, которые помогут сотруднику эффективнее выполнять поставленные перед ним задачи, а компании эффективнее использовать потенциал сотрудника.

Ощущение профессионализма, которое появляется у сотрудника в ходе повышения своего уровня, укрепляет у сотрудников удовлетворенность работой, а это является мощной мотивацией к еще более эффективной работе.

Планируя обучение, важно учитывать, что даже у самых расположенных к обучению сотрудников присутствует определенная инертность, неготовность к переключению на новые типы задач. Если у сотрудника уже был опыт обучения и он был неудачным, такого сотрудника еще труднее побудить к повторению негативного опыта.

Существует статистика, согласно которой показатель эффективности обучения взрослых – 12 – 20%. Эффективность в данном случае – соотношение затрат на обучение и улучшения производственных результатов.

На качество обучения влияет степень самооценки и чувства собственного достоинства каждого обучаемого. Иногда стоит индивидуализировать обучение, что поможет лучше усваивать информацию каждому.

Обычно люди открыты к обучению и желают учиться, если осознают необходимость в этом или понимают, как именно результат обучения улучшит результат их работы.

Планируя обучение, важно также помнить статистику. На слух воспринимается около 20% информации, но если не подкреплять полученные знания практикой, через месяц в памяти остается от этой информации всего 2 – 3%. Зрительно запоминается 30%, а через месяц остается всего 10% полученной информации. И только при практическом опыте усваивается 70% и сохраняется 50% полученных знаний. Это стоит учитывать, выбирая формат обучающих мероприятий.

Как грамотно подобрать форму обучения и какие могут быть варианты, мы уже писали в материале «Всегда ли нужны тренинги и как инвестировать в своих сотрудников с умом». Немного дополним эту тему.

Виды обучения и степень восприятия информации

Планируя проведение корпоративных мероприятий с целью обучения сотрудников, важно удачно подобрать методы. Вспомним, из чего необходимо выбирать:

• Лекции. Самый простой, доступный и привычный вид обучения, который знакомит с новой информацией. Он же наименее продуктивный. Лекцию стоит применять для обзорных тем, с которыми достаточно просто ознакомиться для общего понимания.
• Семинары. Популярный вид обучения, предполагает лекцию и последующий разбор темы. Этот вид выгоден тем, что информация хорошо усваивается, а подготовка к посещению не требуется.
• Тренинги. Считаются самым эффективным видом обучения. На тренингах новый материал изучается и отрабатывается. Использование игровых форм, умело подобранные упражнения позволяют закрепить знания достаточно, чтобы сразу начать применять их в своей рабочей практике.

Популярными методами обучения являются также деловые игры, мастер-классы, кейс-методики, поведенческое моделирование, обучение на рабочем месте, наставничество и пр. Планируя обучение и выбирая оптимальные методы, учитывают совокупность факторов.

Обычно комплекс целей обеспечивается применением нескольких методов обучения.

Обучение как мотивация

Обучение может стать мотивацией, фактором привлечения новых специалистов и удержания существующих. Исследование показывает, что для 40% работников обучение может стать мотивирующим фактором, а также что потребность в самосовершенствовании – на втором месте после интересной и полезной работы.

В ход планирования обучающих мероприятий полезно будет включить анализ мотивации сотрудников.

Наиболее склонны к мотивации обучением такие категории сотрудников:

• Топ-менеджеры и ведущие специалисты.
• Специалисты среднего звена, которых интересует переподготовка.
• Начинающие сотрудники.

Однако для мотивации обучением важно не просто составить план обучения специалистов, но и вкладываться в них эмоционально, создавая комфортные для работы условия. Мотивирует сотрудника ощущение своей ценности, полезности и понимание перспективы. Подробнее об эффективных приемах мотивации можно узнать из материала «Если материальная мотивация не работает: методы влияния».

Само обучение может оказаться неэффективным. Вот основные причины неудачи:

• Отсутствие целей обучения.
• Цели обучения не согласованы со стратегией компании.
• Неудачный выбор программы.
• Отсутствие посттренинговой поддержки.
• Некомпетентность тренера.

Если выбирать программу по принципу «сейчас это в тренде», «так делают конкуренты», «обучимся на всякий случай», то вряд ли удастся добиться эффективности. Память не держит ненужные данные – вскоре обучаемые забудут о новых знаниях.

Но самым важным в эффективности обучения является осознанность, сознательное желание обучаться. Планируя программу обучения, задайте себе вопрос: «Сотрудники не умеют или не хотят хорошо работать?»