Чего нельзя говорить на презентации

В статье:

• Я очень устал с дороги
• Я вернусь к этому позже
• Выключите свои телефоны
• Вы меня слышите?
• Не записывайте и не фотографируйте, презентация будет в интернете
• Самые частые ошибки на презентациях

В нашем блоге есть материалы об успешной презентации. В материале «Как захватить и удерживать внимание аудитории во время выступления, семинара или конференции» мы посвятили один из блоков информации грамотной визуальной составляющей на презентации, в материале «Как заразить кого угодно своей идеей» учили презентовать новую идею, а в статье «Уроки презентаций от генеральных директоров» делились секретами лидеров известных компаний о позитивной презентации плохих результатов. Напоминаем также, что в арсенале ManGO! Games есть уникальный тренинг «Презентация без стресса», который поможет без боли готовить и без волнений подавать презентацию, на какую бы тему она ни была.

А сейчас обратим внимание на то, что способно испортить все ваши старания. Итак, ошибки, способные испортить презентацию в первые секунды. Изучите, чтобы не допустить оплошности и не потерять часть своей целевой аудитории.

Я очень устал с дороги

Неизвестно, откуда взялась эта тенденция, но каждая пятая презентация начинается с извинений. Спикер признается, что устал, что у него был трудный перелет, похмелье и прочее.

В книге Лари Кинга «Как разговаривать с кем угодно, когда угодно, где угодно» есть совет: поделитесь со слушателями вашим текущим состоянием. Автор книги воспользовался этим приемом два раза в жизни – когда впервые вышел в радиоэфир и когда первый раз попал на телевидение. Он почувствовал сковывающее волнение, которое не позволяло ему начать говорить и только поделившись с аудиторией честно и открыто своим состоянием, он смог продолжать. Лари Кинг призывает: будьте честны. Иногда поделиться со слушателями своим текущим состоянием, рассказать, что с вами происходит – единственный способ создать непринужденную обстановку. Вы можете услышать подобный совет и на тренингах по презентации, но не стоит этим злоупотреблять.

Возможно, вам кажется, что таким образом вы разряжаете обстановку или становитесь к ближе к публике. Однако, если вы не впервые на сцене или перед аудиторией, а ваша публика вас ждала, такое начало говорит о попытке оправдаться за плохую подготовленность и в некоторой степени даже о неуважении к собравшимся.

Если вы действительно плохо себя чувствуете, настолько, что не в силах показать все, на что способны, то зачем отнимаете время у зрителя и не отменили презентацию. Если вы уже здесь – возьмите себя в руки и покажите все, что в ваших силах. Вот что думают о таком спикере собравшиеся, и это не добавляет плюсов его имиджу.

Я вернусь к этому позже

Фраза, которую не любят слушатели. Если кто-то решился поднять руку и задать вопрос, не стоит откладывать ответ, потому что вы пришли к аудитории и все, что вы делаете, делаете для нее, а не для себя, которому, наверное, удобнее и легче изложить всю речь до конца, не отвлекаясь. Отклик аудитории – лучшее, что может происходить во время презентации и любого выступления. Призывайте и остальных слушателей задавать вопросы.

На тренингах по презентации обращают внимание на то, что вопросы из зала – это хороший знак. Это всегда свидетельствует о неравнодушной аудитории. Однако вопросы не всегда свидетельствуют о желании узнать больше или задать вопрос, который может сбить спикера с мысли.

Иногда зрители просят объяснить, потому что сказанное неясно. Это нужно учесть при подготовке к следующему выступлению.

Если вопрос задан неразборчиво, надо переспросить и повторить вопрос в микрофон, прежде чем отвечать. Это поможет избежать недоразумений и неловких ситуаций, которые могут возникнуть при ответе на вопрос, которого не задавали. Кроме того, повторение вопроса дает спикеру дополнительное время для подготовки к ответу.

Даже на самые нелепые вопросы важно реагировать и давать ответ вежливо, и главное – относиться с уважением абсолютно ко всем присутствующим. Люди это оценят.

Выключите свои телефоны

Раньше было принято выключать технику, находясь в публичных местах. Сейчас же другие времена – люди постят в соцсети все, что с ними происходит, делают заметки и селфи. Это удобно и ради этого, в частности, они покупали удобные для себя модели смартфонов. Максимум, что можно попросить у публики – поставить смартфоны на беззвучный режим. И то в особых случаях. В остальном спикеру приходится приспосабливаться к новым условиям работы. Требование внимания уже не действует, вы можете только вызвать внимание своим выступлением.

Вам видно, что здесь написано?

На любом тренинге по презентации вас научат готовить визуальное сопровождение таким образом, чтобы зрителям было хорошо видно. Существует правило: размер шрифта нужно делать в два раза больше среднего возраста аудитории. Если вашим слушателям в среднем по 40 лет, шрифт должен быть 80. Это не позволит поместить в один кадр много текста, что будет только плюсом для презентации. Минимальная величина шрифта для презентации – 36 пунктов.

Иногда спикер предлагает почитать, что там написано, что тоже является ошибкой. Это связано с нарушением правила о размере шрифта. Не стоит использовать в презентациях много текста, заставляя людей читать его. На некоторых тренингах по презентации можно услышать следующее: если вставить в слайд больше чем четыре слова – люди начнут читать текст и перестанут слушать спикера.

Для целей презентации вполне достаточно коротких заголовков и нескольких слов при необходимости. Весь текст, который вы будете доносить до слушателей, нужно запомнить. Если людям нужно прочесть важную цитату, попросите их прочесть текст с экрана, а сами остановитесь и подождите, пока они это сделают. Именно это будет настоящим проявлением заботы, а не вопросы, видите ли вы текст и не почитать ли его вам.

Вы меня слышите?

Проверять звук перед началом выступления должен не спикер, а специально назначенные для этого работники. Они должны проверить звук и к ним нужно обратиться, если звук не появился или пропал. Доказательством, что людям неприятно, когда спикер стучит по микрофону и просит поднять руки, если его слышно, является то, что люди обычно в таких случаях руки не поднимают.

Как надо поступать? Если звук не работает, подойдите к администратору, чтобы он организовал решение вопроса, и подождите на сцене, улыбаясь зрителям, сохраняя уверенность и спокойствие.

Мне вас не видно из-за ярких ламп

Человек со сцены часто не видит аудиторию, но ей не нужно об этом знать. Можно попросить администратора на время приглушить свет, если важно видеть зал, но и это лучше обсудить заблаговременно. Зрители не должны знать о ваших неудобствах – просто смотрите в темноту и ведите себя как дома.

Не записывайте и не фотографируйте, презентация будет в интернете

Вы можете сообщить, что презентация будет в интернете, но многие записывая лучше воспринимают и запоминают информацию. Дайте возможность собравшимся во время вашей презентации делать то, что им удобно.

Буду краток

Многие произносят эти слова, но редко кто их сдерживает. Поэтому сама фраза уже утратила смысл.

Аудитории не важно, кратко вы будете объяснять или нет. Люди выделили свое время на то, чтобы получить полезную информацию. Некоторые презентации способны изменить жизнь. Самое главное – обеспечить полезное содержание и вложиться во временные рамки.

Смешно будет звучать фраза от спикера: «Как? Время уже закончилось? Но у меня еще 23 слайда!» Особенно от того, который вначале сказал «буду краток». Лучше закончить презентацию на 5 минут раньше и дать возможность аудитории задать вам вопросы и поблагодарить. Это куда лучше, чем лишние 5 минут, которые способны испортить все впечатление от встречи.

Слушатели ценят спикера за честность, открытость, но ценят и свое время, поэтому не склонны поддерживать неподготовленного спикера.

Самые частые ошибки на презентациях

При подготовке обратите внимание на самые частые досадные упущения, которые способны испортить даже самое хорошее выступление. Вот они:

1. На площадке нет интернета или не хватает мощности.

На всякий случай продумайте вариант альтернативного источника интернета, предусмотрите презентацию без интернета.

2. Зарядка не дотягивается до ноутбука.

Возьмите с собой удлинитель, зарядите ноутбук, заранее поинтересуйтесь, где находятся розетки.

3. Нет переходника с HDMI или VGA для подключения к проектору, ноутбук запустил обновление, отключили электричество.

Продумайте запасной вариант.

4. Проблемы с наглядным пособием.

Перед презентацией убедитесь, что ваши бумаги в порядке: отсортированы как требуется, чистые, не мятые.

5. Стулья шатаются.

Проверьте мебель заранее, оцените планировку, учтите предположительную траекторию своих перемещений, расположение проектора, наличие колонн в зале.

6. Нет флипчарта.

Не забудьте выяснить этот вопрос.

7. Солнечный свет засвечивает проекцию.

Нужно быть готовым запустить презентацию из альтернативного устройства или раздать участникам печатную версию презентации.

8. Поехали шрифты.

Помните, что вы рискуете, когда запускаете свой PowerPoint- или Keynote-файл на чужом компьютере. Самое распространенное – отсутствие шрифтов, поэтому используйте в своих презентациях системные шрифты, например, Arial или Helvetica.

9. Черные поля по бокам слайдов.

Есть два основных соотношения сторон – 4:3 или 16:9. Это нужно учитывать. Слайды нужно подготовить под размер картинки проектора или монитора, иначе будут некрасивые черные поля справа-слева или сверху-снизу.

10. Перегруженные слайды.

Если вы нуждаетесь в лазерной указке, чтобы показать зрителю в какое место слайда смотреть, значит, ваши слайды перегружены.

11. Спикер показывает лишние слайды.

Зритель не любит, когда спикер приходит с презентацией, в которой некоторые слайды не для них. Это воспринимается как пренебрежительное отношение к ним или плохая подготовка.

12. Спикер не укладывается в тайминг.

К выступлению нужно готовиться и начинать это задолго до дня презентации. Для этого проводят репетиции. Вы должны точно знать длительность вашего выступления с погрешностью в 1-2 минуты.

13. Маркеры высохли и не пишут.

Если вы планируете выступать с флипчартом, возьмите запасные маркеры с собой, на всякий случай и для бумаги, и для доски.

14. Спикер ничего не оставляет слушателям после выступления.

Не оставляйте зрителей с пустыми руками, подумайте, с чем они уйдут после вашего выступления. При подготовке раздаточных материалов печатная версия не должна повторять экранную: у них разные цели. На печатной должно быть больше текста и не должно быть декораций. С экранной версией все наоборот.

Опубликованная презентация должна быть не вспомогательным материалом для спикера, а самостоятельным информационным продуктом, как и все, что попадет в руки зрителей. Не забудьте о своих контактах на материалах, которые остаются зрителям. Если планируете разослать презентацию на почту, нужно позаботиться о специальной версии для чтения. Презентация, которая использовалась на экране, не подойдет.