Что нас ждет после карантина? Онлайн-сессия ManGO! Games «Назад в будущее: бизнес после карантина»

Задача: Провести онлайн-сессию для гостей ManGO! Games с целью обсудить различные решения, применяемые компаниями при смене внешних условий.

История:

По окончанию карантина каждой компании предстоит принимать сложные решения – выходить в офис или оставаться на удаленке, а может только некоторых сотрудников оставить на удаленке? Как учесть пандемию при работе в офисе и как работать с сотрудниками в условиях кризиса и опасности заболевания? У многих накопились вопросы, появились идеи и образовалась потребность поделиться мыслями и обсудить варианты. Мы решили предоставить площадку для такого обсуждения.

Решение:

Судя по отзывам участников предыдущих встреч, больше всего на онлайн-встречах ManGO! Games им нравится обсуждение в группах. В этот раз мы запланировали больше времени на такие обсуждения. Изюминкой встречи стал доклад Екатерины Гулиной, директора по управлению персоналом АО «НВБС».

Как это было:

Во время встречи мы традиционно использовали:

• Платформу для конференций Zoom.
• Систему опросов Surveygizmo.
• Доску для онлайн-фасилитации Mural.

Для интерактива мы использовали возможности Zoom: метки, комнаты для обсуждения в мини-группах.

Ход мероприятия:

В начале встречи мы традиционно закрепляли технические навыки – учились ставить метки в Zoom. Технические знания помогают всем участникам быть в едином технологическом поле для максимально эффективного взаимодействия. Зная, как ставить метки, участники могут во время выступления спикера голосовать за тот или иной пункт прямо на доступной для всех презентации.

Используя Zoom-метки, можно проголосовать, проранжировать предложенные варианты, дать краткий комментарий. Поэтому прежде чем перейти к сути встречи, участники с удовольствием учились размещать на экране звездочки, сердечки, стрелочки и комментарии, а также познакомились с Mural – очень удобным инструментом для онлайн-фасилитации, не раз выручавшим нас в ходе онлайн-встреч.

Программа нынешней встречи предполагала:

• Вступительную часть, озвучивание темы и цели встречи.
• Работу в мини-группах «Вызовы возвращения».
• Презентации команд.
• Доклад специального гостя – Екатерины Гулиной, НВБС. Кейс из практики НВБС.
• Ответы спикера на вопросы собравшихся.
• Обмен опытом и подведение итогов.

Учитывая пожелания участников предыдущих онлайн-встреч, мы решили в этот раз выделить больше времени на обсуждение в мини-группах.

Участникам предложили распределиться по Zoom-комнатам, познакомиться, выбрать модератора и обсудить актуальную для всех тему: какие вызовы, внешние и внутренние, стоят перед нами в связи с возвращением в офис. Результат необходимо было зафиксировать на доске Mural и представить по возвращению в общий зал.

Все найденные и собранные идеи участники, как всегда, получили в отчете по окончанию мероприятия.

«Боли» были озвучены самые разные. В некоторых компаниях продуктивность катастрофически снизилась, тревога и растерянность не позволяли сосредоточиться на рабочих задачах, некоторые компании вынуждены справляться с паникой и страхом заболеть. Готовясь к выходу в офисы, сотрудники боятся общаться близко, опасаясь заразиться от клиентов и коллег. При этом сотрудники осознают, насколько неудобным было бы проводить по 8 часов в максах и перчатках.

Некоторые уже попробовали практиковать работу в офисе, придерживаясь дистанции, например, проводя переговоры с использованием микрофона. Адаптация к работе в офисе с учетом новых условий – основная забота специалистов по работе с персоналом.

Что же поменяется в организации работы разных компаний после окончания карантина? В некоторых компаниях приняли решение оставить некоторых сотрудников дома. Многие отлично обустроились в домашнем офисе и даже подняли производительность. Кстати, некоторые компании почувствовали повышение эффективности в некоторых направлениях своей работы благодаря более частому общению и более обстоятельному взаимодействию, например, в проектной работе.

В некоторых компаниях HR-специалистам будет нелегко вывести людей в офисы, после того как они почувствовали преимущества удаленной работы.

Что касается обучения, то участники признались, что онлайн-обучение «прижилось» далеко не у всех. Многие HR-процессы оказались менее комфортными в удаленном режиме, чем в очном. Велкам-тренинги, интенсивы по важным компетенциям, проводимые раньше в очном режиме небольшими группами по 10 человек, поддержали далеко не все. В некоторых компаниях после перевода таких обучающих программ в онлайн-режим, востребованность в них снизилась в 2-2,5 раза. Это в очередной раз доказывает то, что онлайн-формат непрост и часто требует более серьезной подготовки или проведения профессионалом.

Онлайн-формат считают менее комфортным по причине непривычки, недостаточной технической подкованности или дискомфорта «пускать» других участников в свое личное домашнее пространство. Многим тяжело начать и важно преодолеть барьер именно в самом начале.

Именно переходу из очного формата обучения в онлайн-режим было посвящено выступление приглашенного спикера – Екатерины Гулиной, директора по управлению персоналом АО «НВБС».

Екатерина Гулина в ходе образования получила две важные специализации – «Управление качеством» и «Управление персоналом». Эти знания и солидный профессиональный опыт сегодня позволяют ей руководить Дирекцией по работе с персоналом в федеральной компании штатом более 3000 человек, успешно внедряя при этом сложные и прорывные проекты.

Екатерина поделилась кейсом адаптации к изменениям и перевода из офлайна в онлайн-формат функций массового подбора и обучения кандидатов. Её выступление было о том, как компания выстроила бизнес-процесс массового найма и адаптации сотрудников, что позволило за 5 дней, быстро адаптировавшись к текущим событиям, перезапустить офлайн-процессы в дистанционном формате, не потеряв воронку подбора и увеличив результат в ряде регионов.

Компания, в которой работает Екатерина, подключает домашний интернет. Когда работу всех офисов парализовал карантин и сотрудники отправились работать по своим домам, именно на специалистов по подключению интернета повысился спрос в разы.

Специфика подбора персонала для специалистов по подключению интернета учитывает такие явления как сезонный отток, наличие конкуренции не только в профессии, но и среди смежных специальностей, возможность и необходимость обучения людей без опыта, высокие физические нагрузки при выполнении рабочих задач.

Сервис-инженером может стать бывший специалист в той же области, начинающий, человек без опыта, специалист со смежной отрасли – водитель, кладовщик, продавец, электрик, грузчик, плотник, оператор, IT-специалист и специалист самых разных направлений.

Компания давно выстроила систему массового подбора и обучения сотрудников. Однако работа в подвалах, на чердаках, в подъездах, часто в условиях отсутствия лифтов, для многих оказывается довольно тяжелой, поэтому поиск новых специалистов проводится постоянно. Новоприбывшие проходят обучение, которое тоже давно и четко отлажено. В крупных городах у компании есть учебные центры, где новички приобретают практические знания и проходят тестирование. Учебные аудитории устроены по принципу квест-комнат, где учащиеся проходят симуляцию рабочих задач в условиях, максимально приближенных к реальным.

В регионах, где нет учебных центров, система массового подбора тоже строго отлажена:

• Фиксируется недостающее количество сотрудников.
• Формируется заявка на подбор персонала.
• Составляется план на подбор персонала.
• Рекрутеры приглашают кандидатов на собеседования.
• Проводятся собеседования.
• Будущие сотрудники обучаются на местах и проходят тесты.

Так было до пандемии.

Пандемия вычеркнула четыре важных звена в налаженной цепочке подбора и подготовки кандидатов, и одновременно привела к резкому росту количества заказов. Работы стало в разы больше, а подбирать и обучать новичков по старой схеме сало невозможно.

Екатерина с поставленной задачей справилась в течение 5 рабочих дней. На нашей онлайн-встрече она подробно рассказала участникам, как именно была решена задача, предварительно дав собравшимся возможность обсудить ситуацию и предложить возможные варианты решения.

Екатерине помогла собственная разработка, внедренная ранее – «Портфель процессов». «Портфель» был внедрен и ждал своего часа. С точки зрения антихрупкости, это та самая избыточность, о которой говорит Нассим Талеб в своей книге «Антихрупкость». Та самая, которая делает нас сильнее в момент стресса. Для компании Екатерины стресс оказался нефатальным, ситуация позволила выполнить все заказы, поборов конкуренцию в своей нише. Таким образом Екатерина как по нотам разыграла отличный кейс по антихрупкости, принципам которой мы обучались на прошлой онлайн-встрече.

Компания Екатерины тем временем невольно обкатала новый формат, который решили сохранить в регионах для экономии ресурсов.

Вдохновившись кейсом Екатерины, участники онлайн-сессии ManGO! Games собирали и генерировали идеи о том, как можно подготовиться к подобным ситуациям. Появились идеи практиковать самостоятельное и онлайн-обучение, записывать видео обучений в ходе практических уроков, разрабатывать памятки для работников, организовать удаленное обучение, рассылая претендентам «коробку-симулятор» с инструментами, внедрить формат «видео+наставник».

Компания ManGO! Games бесконечно благодарна Екатерине за подробное описание кейса и работу с командой активных участников обсуждения. Екатерина щедро делилась показателями, цифрами, статистикой, шаблонами своих рабочих документов. Поделилась Екатерина также своими выводами – плюсами и минусами дистанционного подбора персонала.