Онбординг: ошибки, идеи и решения

В статье:

• Ключевые составляющие онбординга
• Основные ошибки при онбординге
• Идеи по организации онбординга: чеклист, презентация компании, документы и обратная связь
• Идеальный первый день на новом месте

Онбординг персонала часто трактуется не совсем верно. Многие считают, что это только ознакомление с рабочими процессами, командой и своими задачами, но онбординг включает в себя также и знакомство с корпоративной культурой и налаживание эффективного взаимодействия с командой.

От первых шагов сотрудника на новом месте зависит не только то, как быстро он вольется в коллектив, но и то, как долго будет приносить пользу компании. Есть информация, что при неудачном онбординге около 50% сотрудников в течение полугода уходят в другую компанию.

Ключевые составляющие онбординга

В западных компаниях процесс идеального онбординга включает такие составляющие:

• Дать новому сотруднику общее представление о структуре и культуре компании еще в процессе найма. Принимая решение о выборе работодателя, сотрудник должен четко осознавать, куда идет.
• Сделать первый день сотрудника на работе особенным, чтобы это запомнилось ему навсегда.
• Разработать программу ориентирования человека в новой среде и следовать этой программе.
• Установить четкие временные рамки для каждого шага адаптации и придерживаться их.
• Поддерживать нового сотрудника при возникновении трудностей и проблем, не оставлять его наедине с трудностями.
• Интересоваться успехами нового сотрудника и оказывать ему моральную поддержку.
• Согласовать планы онбординга с ЛПР компании.
• Уделять внимание процессу онбординга новых сотрудников на совещаниях.
• Отслеживать прогресс и своевременно реагировать на возникающие проблемы соответствующими мероприятиями для сотрудников.

Основные ошибки при онбординге

Полезно узнать об ошибках онбординга. Перечень основных факторов прекращения сотрудничества с компанией в первые месяцы подготовила команда Bamboo HR на основе своего исследования. Самые частые ответы опрошенных:

• Изменилось отношение к выполняемой работе.
• Не сошлись мнениями о выполняемой работе с прямым начальником.
• Условия труда не соответствуют ожидаемым.
• Недостаточно обучения.
• Скучно.
• Недостаточно ощущения нужности.
• Недостаточно навыков для выполняемой работы.
• Слишком сложная работа.

Как видим, ряда пунктов могло бы не быть, если бы в компании проводились тренинги для коллектива, и в частности, обучение новых сотрудников. Это исследование помогает сделать выводы: своевременное обучение поможет избежать сразу трех причин преждевременного схода с дистанции новых сотрудников. Важно принимать подобное ко вниманию, поскольку неграмотный онбординг приносит вред компании. Речь не только о дополнительных затратах на подбор персонала, но и о репутационных потерях.

Результаты исследования подсказывают также, в каком направлении следует решать вопрос обучения. 56% опрошенных уверены, что наличие ментора, коуча, наставника или человека, с которым можно было бы сразу дружить и советоваться, помогло бы избежать разочарования. Менторство, коучинг, как и командообразующие мероприятия для коллектива, не стоит недооценивать.

При необходимости обучение поможет приобрести опыт использования всех инструментов, необходимых для работы и взаимодействия с командой. Периодически проводимые мероприятия для сплочения коллектива ускорят адаптацию. Если всего этого не учесть, велика вероятность увольнения нового сотрудника в ближайшее время. Выше уже говорилось, что около 50% сотрудников при неграмотном онбординге увольняются в течение полугода. 30% из них – в течение 45 дней с момента первого выхода на работу в компании. Есть над чем задуматься.

В то же время в 69% случаев правильный онбординг дает шанс задержать сотрудника в компании как минимум на ближайшие 3 года. Для этого нужно не допускать таких ошибок:

1. Недооценивание. Не откладывайте планирование обсуждений с участием нового сотрудника, составьте список встреч заранее. Новенький поймет, как он важен и нужен в компании.
2. Обман и недосказанность. Не умалчивайте о некоторых составляющих должности. Все роли и обязанности озвучиваются в ходе онбординга или даже еще на собеседовании.
3. Процесс на самотек. Не забывайте контролировать процесс онбординга. Не отпускайте процесс «на самотек». Организуйте встречи один-на-один после окончания каждого этапа онбординга. Обеспечьте новичку помощь и поддержку, в которой он должен быть уверен.
4. Отсутствие компании для новенького. Новичка нужно обеспечить компанией – наставником, помощником, приятелем. Быть одному в неизвестности – серьезное испытание и некомфортное состояние для человека. Поэтому многие западные предприятия практикуют onboarding buddies – к новичкам «приставляют» людей, помогающих в адаптации.
5. Обычный день для новенького. Первый день на работе должен запомниться новичку. Небольшой подарок, мини-вечеринка, позитивная активность – это поддержка, которая поможет получить новичку запас оптимизма для непростого этапа адаптации.
6. Держать новичка в неведении. Информируйте новенького о предстоящих событиях в компании и с его участием, чтобы он мог подготовиться.
7. Не знакомить новичка с ЛПР. Познакомьте новеньких с руководителями и отделами. Можно пройтись по отделам и представить нового сотрудника. Помогите новичку наладить первые контакты с ключевыми фигурами предприятия, если его должность предполагает взаимодействие с ними.
8. Слишком короткий курс онбординга. Этап адаптации занимает время, не стоит втискивать весь процесс в один рабочий день.
9. Не контролировать первые шаги. Держите под контролем первые шаги новичка и помогайте ему справляться с трудностями.
10. Отсутствие обучения. Проводите мини-обучения уже в первые дни. Знакомьте новичка с процессами, процедурами, чтобы он мог выполнять свои первые задачи согласно существующим в компании стандартам. Обучение можно совместить с выполнением первых задач.

Уместными на этапе онбординга будут тимбилдинги, формы деловых игр на знакомство и сплочение – это поможет команде научиться взаимодействовать в новом составе.

Рассмотрим, как провести процесс онбординга правильно, чтобы учесть требования и не допустить ошибок.

Идеи по организации онбординга: чеклист, презентация компании, документы и обратная связь

Как воплотить все это в жизнь и ничего не пропустить? Специалисты Oracle дают такие рекомендации:

• Организовать чеклист осваивания новеньким важных знаний и умений. В чеклист вносится весь инструментарий компании, обязательный для освоения новым сотрудником. Сотруднику необходимо будет сдать мини-экзамен по каждому пункту. Разные сотрудники, взаимодействующие с новеньким, могут отмечать прогресс, комментировать и делать пометки. Ведение такого чеклиста поможет не пропустить ничего важного и держать руководство в курсе прогресса новенького.
• Подготовить презентацию компании, в которой будет описание корпоративной культуры, традиции, все необходимые данные о компании.
• Открыть для сотрудника документы компании, необходимые для его работы.
• Обеспечить новому сотруднику инструменты для обратной связи со специалистами по каждому вопросу, с которым он может столкнуться.

Что касается перечня мероприятий для адаптации сотрудника, можно использовать следующий чеклист:

• Заранее сообщите о точной дате и времени выхода на работу. При этом важно не забыть сообщить об удобном маршруте, местах парковки, принятом в компании дресс-коде или рекомендуемой форме одежды для первого дня.
• Проведите с новичком доверительную беседу о его хобби и биографии. Напишите письмо для всей компании, в котором отметьте некоторые привлекательные пункты биографии. Это поможет быстрее найти точки соприкосновения при знакомстве нового сотрудника с коллективом. Во многих компаниях есть практика рассылать Welcome email, если вы еще не практикуете это – примите во внимание.
• Подготовьте рабочее место заранее. Убедитесь, что установлено все необходимое ПО, настроены доступы к принтерам, есть доступ к зарядке для телефона. Соберите комплект канцтоваров и всего необходимого для работы: визитки, ручка, карандаш, блокнот, бумага для записей, степлер, скрепки.
• Создайте новенькому электронную почту и добавьте его ко всем необходимым корпоративным рассылкам.
• Заведите новичку аккаунты в используемых компанией инструментах и платформах.
• Составьте список совещаний с участием нового сотрудника заблаговременно.
• Составьте и вышлите в первый день работы сотрудника расписание его активностей на первую неделю.
• Заблаговременно составьте график тренингов для нового сотрудника. Грамотно составить обучающую программу для новенького помогает   качественная оценка сотрудников во время собеседований и разработанная в компании обучающая программа для адаптации. Вышлите график обучения в первые дни работы сотрудника.
• Проведите мини-праздник, чтобы отметить первый рабочий день нового сотрудника и представить его команде.
• Составьте план первого рабочего назначения для нового сотрудника.

Идеальный первый день на новом месте

Что желательно сделать и учесть в первый рабочий день?

Важно:

• Провести экскурсию по офису.
• Ознакомить с расположением кухни, туалетов, принтеров, запасов бумаги, необходимых расходных материалов.
• Показать, где находится аптечка.
• Объяснить отношение в компании к курению и показать места для курения.

Полезно:

• Сверить с бухгалтерией полноту пакета документов по новому сотруднику.
• Разослать письмо о новом сотруднике, познакомить сотрудника с коллегами и с ключевыми лицами компании.
• Ознакомить сотрудника с принятыми в компании процедурами: подключения проекторов, резервирования переговорной комнаты, обращения к системному администратору и подобное.
• Устроить праздник в честь нового сотрудника.

Будет уместно:

• Взять новичка на ланч с ключевыми лицами команды и обсудить стратегию его должности.
• Показать расположение ближайших мест для питания.
• Помочь приступить к первой задаче, которая вошла в план задач на первую неделю.

Первый день очень важен: он часто становится решающим, когда сотрудник задает себе вопрос «остаться или уйти». В нашем блоге можно найти идеи по геймификации онбординга и мотивации – это поможет задержать новенького надолго и помочь ему стать вовлеченным и эффективным.