Как организовать работу команды с помощью технологии фасилитации + бонус

В статье:

• Кому нужна фасилитация команд
• Групповая динамика: этапы фасилитации
• Каковы функции фасилитатора в фасилитации команд
• Каковы техники фасилитации
• Инструменты фасилитатора от Кристины Тишиной

Многим приходилось работать в команде. Эффективность такой работы может быть разной, но мы знаем, что командный подход может давать максимальный эффект только если все работают как единый слаженный механизм. Если все горят одной идеей, могут свободно высказывать свои мысли и аргументы, слушать других, развивать выбранное направление – происходят настоящие чудеса. Однако в жизни часто все обстоит иначе: одни говорят и решают, другие закрываются и молчат. Почему так происходит и можно ли этим управлять?

Кому нужна фасилитация команд

Как организовать эффективный процесс взаимодействия в команде? Пригласить фасилитатора. Фасилитацию путают с тьюторством, менторингом, коучингом, модерированием, однако это другое. Фасилитация – это технология для облегчения процесса принятия решений группой в ходе решения задачи.

Разберемся, в каком случае нужна фасилитация, что делает фасилитатор, и в чем суть техники. Для объяснения обратимся к Сэму Кейнеру, мировому эксперту по фасилитации, и его книге «Руководство фасилитатора».

Предметом фасилитации является групповая работа. Провести фасилитацию – значит, помочь небольшой группе эффективно справиться с ее задачей.

Групповая динамика: этапы фасилитации

Процесс совместного решения состоит из нескольких фаз и зовется групповой динамикой.

Модель групповой динамики включает три фазы:

• Фаза 1: расходящееся мышление.
• Фаза 2: зона стонов.
• Фаза 3: сходящееся мышление.

Фасилитация. Модель групповой динамики

На первой фазе, которую называют еще «расхождение», происходит следующее:

• Составляется список идей.
• Ведется свободная открытая дискуссия.
• Собираются разные мнения, которые просто выслушиваются, без оценок.

Вторая фаза (зона стонов) представляет собой естественное следствие разнообразия мнений. В ходе этого этапа нужно прикладывать усилия для объединения мнений, чтобы выработать решение.

Третья фаза (сходящееся мышление) представляет собой этап переработки полученной информации. На этом этапе:

• Идеи сортируются по категориям.
• Формируются основные выводы.
• Высказываются оценки.

Фасилитатор может использовать эту модель, чтобы оценить групповую динамику или в качестве обучающего инструмента, который позволит фасилитатору и группе общаться на одном языке.

Каковы функции фасилитатора в фасилитации команд

Основная функция фасилитатора – помощь каждому участнику полноценно участвовать в работе группы, думать оптимальным образом, не бояться высказываться. Основная проблема группы – некий внутренний цензор, который останавливает участников в высказывании идеи прежде чем они будут сформулированы идеально. Роль фасилитатора – «вытянуть» из таких участников «зачаточные» мысли, помочь их развить, разговорить «молчунов», удержать «критиканов» от преждевременной оценки.

Еще одной функцией фасилитатора является помощь во взаимопонимании внутри группы. Одна из проблем группы – сосредоточенность каждого участника на своей позиции. Каждый хочет признания его личного опыта. Фасилитатор понимает, что недопонимание неизбежно, помогает участникам научиться думать с позиции своих коллег, не спешить с оценкой, выслушивать друг друга. Входящие в инструментарий фасилитации упражнения позволяют достигать высоких результатов в этом направлении.

Фасилитатор также стимулирует принятие взаимоприемлемых решений. Он работает с еще одной проблемой группы – склонностью к установке «либо то, либо другое». Фасилитатор помогает посмотреть на поиск решения под новым углом, создавать новые, инновационные подходы, синтезировать разные идеи.

И, наконец, четвертая функция фасилитатора – культивировать чувство коллективной ответственности. Он знает о проблеме групп – оглядка на лидера или эксперта. Существует стереотип, что «главные» как всегда предоставят самое значимое решение. Фасилитатор ломает привычное полагание на лидеров и подчиненность им, обеспечивая всеобщую ответственность.

Для фасилитатора провести фасилитацию – значит успешно реализовать все четыре функции. Для участников результат их реализации – уверенность в себе, «обмен» своими сильными сторонами.

Каковы техники фасилитации

Каждый этап требует от фасилитатора решения разных задач. Количество разнообразных техник теоретически бесконечно, поскольку все техники фасилитации сводятся к организации групповой мыслительной активности. Фасилитатор ищет свои способы и даже создает свои техники, все зависит от его личности.

Выбор оптимальной техники зависит от выбранного типа мышления группы. Разберем для примера по одной технике для одного из типов на каждом из этапов.

Зона 1, «расхождение». Сбор разных точек зрения

Задача фасилитатора: поспособствовать, чтобы участники свободно выражали свою настоящую позицию.

Фасилитатор должен создать для каждого условия, при которых можно выразить свое истинное мнение на тему дискуссии. Ему не нужно разрешать противоречия. Задача каждого участника – выслушать все, что скажут коллеги, а также научиться останавливаться перед желанием озвучить критику какой-либо точки зрения, склонять ее автора пересмотреть свою позицию.

Тип мышления «Исследование рабочего поля»

Этот тип мышления заключается в идентификации элементов обсуждаемой проблемы. Например, в группе возник спор. Если каждый участник озвучит свою позицию, каждый осознает, насколько непрост конфликт. Суть данного типа мышления – в сборе точек зрения на проблему.

После получения совокупности аргументов и вопросов перед группой проясняется суть задачи и ее масштаб. Проще всего достичь этого, если предложить каждому высказаться.

Техника «Кто, Что, Когда, Где и Как?»

Нужно нарисовать на доске таблицу с пятью колонками с вопросами («Что», «Когда» и т.д.) и обозначить тему обсуждения. В каждой колонке записываются возникающие вопросы, начинающиеся из слова названия колонки («Что», «Когда» и т.д.).

Когда все вопросы в таблицу внесены, фасилитатор выбирает самые простые и предлагает группе ответить на них. После этого продолжается работа над оставшимися вопросами.

Зона 2, «стоны». Построение платформы взаимопонимания

Задача фасилитатора: помочь группе создать общий контекст ситуации, прийти к общему пониманию ситуации.

Тип мышления «Создание общего контекста»

Этот тип мышления заключается в создании соглашения, которое было бы:

• Жизнеспособным.
• В интересах каждой стороны.

Для получения такого результата необходимо научить участников думать с точки зрения других. Это не значит соглашаться с чьей-то точкой зрения, необходимо только ее понимание. Многие группы пытаются избежать зоны стонов до того, как участники начинают думать совместно, но качество принятых решений от этого страдает. Иногда только фасилитация команд позволяет обеспечить команду таким навык, как способность совместно думать.

Самый простой способ разобраться каждому с точками зрения друг друга – это подтолкнуть к задаванию прямых вопросов и внимательному выслушиванию ответов. Структурированный диалог помогает доверительно относиться к коммуникации, познакомиться с системой координат другого человека и отыскать общий контекст ситуации.

Техника «Серьезные темы»

Суть техники. У каждого участника свои личные интересы и заботы, но все хотят знать позиции других людей, сформированные на основе других интересов и забот. Техника предлагает получение оценки того, как относится вся группа к проблеме, но с учетом мнения и частной ситуации каждого участника группы.

Как это происходит. Каждый участник задает несколько вопросов, ответы участников на которые позволят ему более эффективно взаимодействовать в группе. Например, задает такой вопрос: «Считают ли другие, что в этот проект стоит вложить много денег?». Участники фиксируют свои вопросы на флипчарте.

Каждый автор вопроса один за другим в течение нескольких минут объясняет, почему для него важен этот вопрос и почему важно знать мнение других. Остальные участники кратко отвечают на каждый вопрос: «Я думаю, что…, потому что…».

Зона 3, «схождение». Поиск взаимоприемлемого решения

Задача фасилитатора: выработать альтернативы, которые устроят всех.

Это становится возможным после того, как группа вошла в зону схождения, сразу после создания общей платформы взаимопонимания и перехода в общий контекст значений.

Тип мышления «Усиление хороших идей»

Группе нужно помочь найти ответы на конкретные вопросы, например:

• «Какие ресурсы нужны, чтобы это реализовать»
• «Кто, что и в какие сроки выполняет»

Когда группа формирует план действий, фасилитатор на этой фазе должен помочь участникам группы определить потенциальные проблемы в обсуждаемом плане. Есть ли недостатки в обосновании плана действий? Все ли возможности рассмотрены? Соответствует ли идея заявленным критериям успеха? Рассмотрение таких вопросов повышает качество принятых решений.

Техника «Уточнение критериев оценки»

Суть техники: проведение мозгового штурма по поиску ответов на вопрос: «Чего именно мы стремимся достичь, решая данную проблему?».

Как это происходит. Фасилитатор предлагает участникам метод голосования. У каждого участника по 5 голосов, с помощью которых нужно определить 5 наиболее значимых критериев для оценки рассматриваемого решения. После этого выбираются самые популярные критерии.

Группе предлагают перефразировать ответы: попытаться переопределить их в критерии. Формулировки вносятся на флипчарт.

Бонус: инструменты фасилитатора от Кристины Тишиной

По-настоящему эффективно провести фасилитацию может мастер-фасилитатор с опытом, но отдельные инструменты фасилитатора могут разнообразить вашу корпоративную жизни и принести пользу, о которой вы даже не догадывались.

В книге Кристины Тишиной «45 инструментов фасилитатора. Техники организации групповой работы» предложены готовые техники для работы в группах и создания wow-эффекта на групповых сессиях. Все техники реально опробованы и признаны эффективными. Использовать их можно в любом уместном случае. Приводим некоторые из них.

• Мемы. Наклейте на стену распечатанные мемы вперемешку. Разделите группу на команды и предложите командам расположить мемы в порядке возникновения.
• Половинки. Раздайте участникам строчки из песен на карточках: в каждой розданной карточке только половинка строчки из известной песни. Задача – найти человека, у которого начало или продолжение строчки из песни.
• Кричалки. Поделиться впечатлением от мероприятия (события, этапа) и покомандно придумать футбольные кричалки, которые передавали бы впечатление.
• Тату. Предложите каждому участнику нарисовать на пальце маленькое тату, которое выражало бы впечатление от результата и рассказать его смысл. Делиться тату можно со всей командой или друг с другом.
• Эмодзи. Предложите участникам из коробки с распечатанными эмодзи выбрать наиболее соответствующий текущим впечатлением или реакции на результат, этап и пр.

Компания ManGO! Games тоже использует ряд инструментов для достижения максимального эффекта, и делится своим опытом фасилитации команд в разделе «Портфолио».

Обсудить проведение фасилитации у нас можно, заказав звонок или воспользовавшись контактами из раздела «Контакты».